fiches techniques prévalent sur cahier

[anneclaudie]

bonjour à tous,

Dans nos appels d'offres ou procédure MAPA, nous demandons aux candidats de remplir soigneusement un cahier technique comprenant les différentes caractéristiques techniques des matériels que nous souhaitons acquérir.
Si certains sont rigoureux et renseignent parfaitement bien les documents, d'autres prennent ça par-dessus la jambe.

Du coup, parfois pour le même matériel : nous attribuons des notes différentes ... cela revient presque à noter le sérieux et la qualité de la réponse...

Nous envisageons de préciser dans le rc que lorsque nous constaterons des omissions et/ou des incohérences dans les réponses, nous utiliserons les fiches techniques pour vérifier les offres et les compléter si besoin....

Est-ce possible ?

merci pour vos réponses !

[Vivaelparaguay]

vous ne pouvez pas imposer de répondre sur votre cadre technique ni noter plus favorablement ceux qui l'ont fait que ceux qui vous remettent leurs propres documents, tant qu'ils contiennent les infos que vous demandez. Vous devez analyser tous éléments techniques remis avec l'offre. Aller chercher des infos dans les fiches produit pour compléter les éventuelles lacunes constatées dans le remplissage de votre propre document est une obligation.

Quant à donner des notes différentes pour un même matériel offrant une même performance, ça me semble totalement injustifiable !

[anneclaudie]

bonjour,
non non : nous ne notons pas plus favorablement les candidats qui remplissent bien les documents techniques : évidemment !.

Nous recherchons dans les documents techniques les bonnes informations quand il y a doute, incohérence dans les cahiers.

Ce que je souhaite écrire dans le RC, c'est clairement notre méthode :

Les cahiers techniques doivent être renseignés avec soin et exhaustivité pour permettre une analyse technique fine.
dans le cadre d'erreurs ou d'omissions dans les cahiers techniques, les fiches techniques seront prises en compte et les éléments qui y figureront seront utilisés pour la notation.

votre avis ?

[Filomène]

pourquoi demander 2 fois la même chose ? analysez soit les FT soit un mémoire technique dans lequel vous avez demandé les caractéristiques des produits

[anneclaudie]

Nous établissons un tableau (appelé cahier technique) où nous indiquons les caractéristiques minimales exigées et une case pour que le candidat réponde

ex :
Caractéristique exigée : pull avec 50 % laine minimum et 50 %  acrylique
réponse du candidat : pull 55 % laine et 45 % acylique.

Parfois ceux-ci ne répondent carrément pas ou mettent une info incohérence. Du coup, on se sert des FT pour vérifier (les FT sont contractuelles aussi).

Nous avons ainsi la même base de réponse pour chaque candidat : pas besoin d'aller chercher des éléments dans les fiches techniques qui sont souvent rédigées différemment selon les marques.

[achats_xxx]

Nous utilisons le même principe de cadre de réponse, et nous prenons le parti de dire que les "infos techniques qui ne se trouvent pas dans le cadre sont susceptibles de ne pas être prises en compte pour l'analyse des offres".
C'est ainsi plus incitatif que de dire explicitement que le cadre n'est pas obligatoire (l'analyse est facilitée par un tableau homogène), et nous nous laissons la possibilité d'aller chercher dans une FT l'info manquante.

[Vivaelparaguay]

il me semble que c'est indéfendable devant une juridiction

[Archibald]

Dans mon ancienne boîte, mon responsable avait l'habitude de pratiquer ce système de cadre technique à remplir par le candidat.

Seules les infos contenues dans ce cadre étaient prises en compte pour la notation (précisé dans le RC et en préambule du cadre technique). En général, les entreprises respectaient ce cadre.

Sur la base de cette règle, il est arrivé quand même plusieurs fois qu'un candidat ayant remis un mémoire technique mais n'ayant pas bien complété le cadre technique se retrouve avec une mauvaise note sur le critère valeur technique.

Dans le courrier de rejet nous expliquions la démarche et nous rappelions les règles qui avaient été posées en amont et portées à sa connaissance dès le départ. Jamais un candidat n'a contesté. Et sur les consultations suivantes, il prenait bien soin de lire le RC et de remplir le cadre technique.

L'idée était de faire comprendre aux entreprises que nous attendions des réponses adaptées à notre besoin et non des mémoires copier-coller pas toujours en phase avec nos attentes.

A partir du moment où les règles sont posées en amont et que c'est transparent, je ne vois pas d'inconvénients à l'appliquer.

Après je trouvais personnellement que c'était un peu trop rigide. Je suis pour le cadre technique mais avec possibilité d'aller piocher dans les mémoires.

[babast]

Vous analyserez la valeur technique en fonction des éléments d'appréciation de celle-ci transmis par l'opérateur (cadre de mémoire, fiches techniques, ...). Si les renseignements remis dans le cadre de mémoire technique sont complémentaires à ceux des fiches techniques, c'est un plus.
Ainsi, vous ne notez pas le sérieux et la qualité de la réponse, mais son contenu par rapport à votre besoin.