Planification des marchés

[arthemis]

Bonjour
Comment assurez vous la planification de vos marchés, le suivi ?
Autrement dit quel outil utilisez vous pour établir un calendrier (général ou apr marché) définissant la période de définition du besoin jusqu'à la notif du marché ? Comment montrez vous les charges de travail que cela représentent ?

[tragique_fernand]

Bonjour
Comment assurez vous la planification de vos marchés, le suivi ?
Autrement dit quel outil utilisez vous pour établir un calendrier (général ou apr marché) définissant la période de définition du besoin jusqu'à la notif du marché ? Comment montrez vous les charges de travail que cela représentent ?

j'ai pratiqué selon différentes méthodes :
- soit un bonne vieille feuile de calcul Excel
- soit un logiciel de gestion de projets
- soit l'utilisation d'un client de messagerie avec agenda

[mickey]

Bonjour,

j'essaie de remonter ce post si quelqu'un a une une idée ingénieuse en 5 ans car cette question est malheureusement toujours d'actualité dans ma collectivité :

comment planifier l'activité du service marchés quand celui ci n'a aucune visibilité sur ce qui va lui être demandé de faire, que les directions opérationnelles n'en ont apparemment pas non plus... et que tout est urgent ?

Merci d'avance pour vos contributions que j'espère nombreuses (pour moi c'est un peu du même tonneau que la réflexion sur la quadrature du cercle...)

[Ponta]

Bonjour,

J'utilise la bonne vieille feuille Excel.
Sur la visibilité, vous avez sûrement les marchés récurrents sur lesquels vous pouvez anticiper.

Sur les projets des directions opérationnelles, celles-ci ont dû normalement budgéter des projets.
C'est un 1er degré de visibilité.
Il convient dès lors de provoquer une réunion  avec ces directions, votre DG et de planifier les projets au moins à grands traits (1er ou 2nd semestre...).

Si vous travaillez non stop dans l'urgence, ce qui est le cas dans pas mal de collectivités, le problème n'est bien souvent pas chez vous.
C'est souvent un problème organisationnel de toute la structure, ce qui nécessite une intervention de la DG pour réguler cette anarchie.

Je vous conseille de prendre le mal à la racine et de provoquer des réunions avec la DG et les services pour planifier sur un an/semestre/trimestre les marchés à lancer.
Vous aurez ainsi votre mot à dire quand les délais seront trop serrés et vous limiterez les urgences (même si celles-ci existeront toujours).
Faites-vous aussi des pense-bêtes prêts à être dégainés (si ce n'est pas déjà fait) du genre :
- un AOO, c'est par exemple 4 mois de la définition du besoin à la notif. Un mapa, c'est 3 mois...
- une opération de travaux, c'est bien souvent, des marchés de MOE, SPS, CT, diagnostic (plomb, amiante...), travaux...

Tout ceci reste théorique et dépend aussi de la considération de la commande publique dans votre collectivité.

[fanchic]

un AOO, c'est par exemple 4 mois de la définition du besoin à la notif.

Là tu es audacieux!

Je dirais bien 6 mois

Rien que la consultation c'est grosso modo 1 mois et demi + 1 semaine d'ouverture + 1 semaine d'art 52 + 2 semaines d'analyse des offres + 1 semaine de demande de précision + 1 semaine de CAO + 2 semaines d'Assemblée Délibérante + 1 semaine de contrôle de légalité...

Soit 3 mois pour la partie émergée

Et donc 1 seule mois de définition de besoin + rédaction du DCE, çà me paraît miraculeux.

Tu me diras en prenant le chemin critique on peut réduire les délais émergés...

[Ponta]

Là tu es audacieux!

Je dirais bien 6 mois

Rien que la consultation c'est grosso modo 1 mois et demi + 1 semaine d'ouverture + 1 semaine d'art 52 + 2 semaines d'analyse des offres + 1 semaine de demande de précision + 1 semaine de CAO + 2 semaines d'Assemblée Délibérante + 1 semaine de contrôle de légalité...

Soit 3 mois pour la partie émergée

Et donc 1 seule mois de définition de besoin + rédaction du DCE, çà me paraît miraculeux.

Tu me diras en prenant le chemin critique on peut réduire les délais émergés...

4 mois ça tient mais les circonstances sont particulières
La définition du besoin c'est "faites un copier-coller des précédents CCTP et CCAP".
Pas de compléments ni précisions de candidatures et/ou d'offres.
Ouverture par mes soins. Analyse par mes soins.
La transmission en Préf est dématérialisée. Ca prend 30 secondes.

[fanchic]

Ouverture par mes soins. Analyse par mes soins.

Effectivement, on n'est jamais mieux servi que par soi-même