Auditions

[Karnetchek]

Bonjour à tous.

Dans le cadre d'un MAPA, nous n'avons pas opté pour des négociations par manque de temps pour demander une nouvelle offre + nouvelle analyse, mais pour de simples auditions prévues comme une demande de précisions.

Je prépare bien entendu des PV que je ferai signer par les candidats et les membres présents, mais ma question est: dois-je la préparer avant l'audition ou après?

Avant, mon pv sera "bateau" et ne reprendra aucun élément factuel de l'audition, mais sera signé immédiatement.

Après, je risque de perdre du temps avec les aller retour mais je pourrai mettre noir sur blanc les demandes effectuées.

Merci pour vos propositions et expériences.

[speedy]

le PV est prérempli avec les infos générales, puis rempli à la main en séance et signé en séance !

[Karnetchek]

Mais a t-il valeur contractuel? Peut-il être joint au contrat final?

[Lolila]

plutôt que de joindre ce PV au marché, préparez une annexe de mise au point (annexe à l'acte d'engagement) qui reprend les précisions apportées par le candidat qui l'a emporté

[Karnetchek]

C'est en effet une solution.

Quoi qu'il en soit, je vais tout de même faire signer un pv aux membres présents pour la bonne tenue du dossier. Une forme imposée pour un tel document? A priori je pense que non.

[speedy]

l'autre solution : pas de PV mais demander à l'entreprise de confirmer ses réponses par courrier ....

[mighty]

Généralement on recommande de faire un PV en séance signé par les personnes présentes lors de la négociation.
Pas de formes aprticulière pour le PV.

On peut également indiquer qu'un PV sera remis dans un délai de XX jours après la négo. L'entreprise aura XX jours pour le valider et le retourner signé. Moins good mais au moins ça apaise tout le monde ! 

[Lolila]

l'autre solution : pas de PV mais demander à l'entreprise de confirmer ses réponses par courrier ....

c'est ce qu'on fait : en séance, on leur fait signer seulement une feuille de présence
puis on récapitule les questions, les points à éclaircir... et on leur demande de confirmer par un écrit dans un délai donné.
Plusieurs avantages :
- les candidats ont un délai pour creuser certaines pistes, approfondir certains éléments...
- parfois les personnes présentes n'ont pas la compétence pour prendre les décisions
- ça nous évite de perdre une heure à la fin de la séance pour relire soigneusement le PV

[mighty]

  Premier point normalement dans les réunions de négo, toujours s'assurer que les personnes pouvant prendre des décisions sont bien là  

[Lolila]

c'est vrai mais il faut aussi voir les circonstances
Parfois on négocie des marchés à 50 000 € et on ne peut pas en vouloir aux candidats de ne pas nous avoir envoyé 1 technicien (ou 2) + 1 commercial
D'autres fois on convoque 48 heures à l'avance (je sais c'est mal) et là non plus on ne peut pas leur en vouloir d'avoir envoyé la seule personne dispo qui n'est pas forcément le chef de projet