Enregistrement contenu des offres et PV CAO

[Schlipomi]

Bonjour tout le monde

Je m'interroge sur l'article 58 III du CMP et notamment sur le fait que la CAO enregistre le contenu des offres.

Un de nos agents fait bien une vérification sommaire du contenu de la seconde enveloppe durant la CAO mais nous n'en faisons pas mention dans le PV. Le temps alloué à la vérification ne nous permet pas d'avoir un contrôle exhaustif des pièces, les maîtres d'½uvres ou techniciens repartant avec les secondes enveloppes dés leur affaire passée.

J'aiemrais savoir:
- si vous le faîtes (ou laisser sa à la charge de ceux qui analyse les offres)
- Si oui, si vous indiquez le contenu des offres dans vos PV (tout le contenu ou seulement pièces demandées)
- Comment vous gérez celà niveau temps consacré à la tache.


Voilà en espérant que vos retours d'expériences trouve une application chez moi, merci d'avance à ceux qui répondront.

[tragique_fernand]

J'ai des fiches toutes prêtes pour enregistrer les pièces exigées par le règlement de la consultation (une fiche pour la candidature et une pour l'offre) que j'annexe, une fois complétées, au PV de la commission.
Ca m'a sauvé plus d'une fois où nous avons pu perdre des pièces de l'offre (mémoire technique, acte d'engagement, bordereau de prix, ...)

[Tilclode]

En CAO, nous avons ce que nous appelons une grille d'ouverture des plis qui mentionne lots par lots l'ensemble des entreprises qui ont déposé une offre.
Les enveloppes sont ouvertes et le montant proposé par les differentes entreprises est annoncé à la CAO.
A la fin de la CAO la grille est signée par les membres de la commission et le MO repart avec les enveloppes pour faire son rappport.
Nous ne demandons pas de mémoire technique ce qui facilite un peu les choses.

[tragique_fernand]

Nous ne demandons pas de mémoire technique ce qui facilite un peu les choses.

Et tu juges la valeur technique que quelle base ?

[Coccy]

Et tu juges la valeur technique que quelle base ?

~~~ + 1! :-§

[Tilclode]

Ce critère n'intervient qu'en cas de variante donc pour ainsi dire rarement.

[tragique_fernand]

Ce critère n'intervient qu'en cas de variante donc pour ainsi dire rarement.

tin la ouache de peute bête :-)

[Tilclode]

Mais encore?

[basilic]

Pour nos CAO, j'ai créé des formulaires avec des cases à cocher et des champs à remplir : cela nous permet de passer vite sur certains éléments et de noter d'éventuels commentaires. Il faut quand même dire que notre organisation est très structurée : lignes de 3 personnes (1 qui ouvre et classe les documents, 1 qui vérifie le contenu et donne les indications à le 3e en charge de la saisie informatique).

Chez nous les MO ne repartent pas avec les originaux :
- Soit copie papier envoyée ultérieurement ;
- Soit numérisation de tous les documents (compressé dans une archive protégée par mot de passe), versé ensuite vers un ftp (avec un identifiant et un mot de passe créé pour l'occasion).


Baz'

[Tilclode]

Belle organisation!

[MikeAZ]

Bonjour tout le monde

Je m'interroge sur l'article 58 III du CMP et notamment sur le fait que la CAO enregistre le contenu des offres.

Un de nos agents fait bien une vérification sommaire du contenu de la seconde enveloppe durant la CAO, mais nous n'en faisons pas mention dans le PV. Le temps alloué à la vérification ne nous permet pas d'avoir un contrôle exhaustif des pièces, les maîtres d'½uvres ou techniciens repartant avec les secondes enveloppes dés leur affaire passée.

J'aiemrais savoir:
- si vous le faîtes (ou laisser sa à la charge de ceux qui analyse les offres)
- Si oui, si vous indiquez le contenu des offres dans vos PV (tout le contenu ou seulement pièces demandées)
- Comment vous gérez celà niveau temps consacré à la tache.

+/- pareil :

- On vient en séance avec une grille d'ouverture de la 2ème enveloppe. Le modèle existe, il est juste adapté par rapport aux documents spécifiques demandés pour la consultation concernée.
La grille sera ensuite annexée au PV et signée, donc ce qui apparaît dans le corps du texte, c'est juste la méthode générale et les éventuelles remarques particulières par rapport à un pli.

- En séance, on renseigne la grille par rapport à la présence des documents dans la 2ème enveloppe, à savoir des petites croix et un montant global ou un renvoi aux BPU... Même si le temps est compté en séance, il y a quand même des informations qu'il est aussi bien de vérifier immédiatement, notamment la proposition de variantes, la réponse aux options, la signature de l'AE,...
Tout ça pour dire que ces tâches de recensement et de renseignement sont réalisées par un agent du service Marchés en séance, et certainement pas par qq du service destinataire.

- Après la CAO, il est fait copie/scan du contenu des 2èmes enveloppes pour le service concerné (y compris pour les archi si la maîtrise d'oeuvre est externalisée). Si vraiment je suis obligé de donner les pièces, elles sont recensées dans un bordereau pour formaliser ce qui sort du Service.
J'ai trop vu de pièces égarées ou dont on ne savait même plus si on les avait données ou non !

[Schlipomi]

Merci pour ces retours d'expériences. Je suis bien sur toujours ouvert à d'autres témoignages