Bonjour,
dans ma collectivite, il y avait un embryon de services marchés et qui ne traitait que les marchés des services techniques......
Aujourd'hui, je dois créer un service à part entière qui doit traiter tous les marchés de ma collectivité.
avez vous un retour d'expérience en la matière, des écueuils à éviter ?
des modes de fonctionnement ? un nombre d'agents vu un nombre de marché ?
Pour l'instant nous sommes 2 A, 2 B et 1 C pour une ville de 80 000 habitants
Nous avons un logiciel pour l'exécution financière
Je suis preneuse de toute reflexion
Mode de fonctionnement chez nous:
- CC de 28 000 hab, ville de 11 000 et syndicat intercommunal de 17 000,
- service marchés publics et affaires juridiques,
- 1 A et 1/2 ETP C sur les marchés (le même A et 1/2 C sur les assurances, et le même A sur les contentieux et autres affaires juridiques),
- direction des ST (bientôt normalement sous DGS), physiquement dans les bâtiments de la Dir des ST,
- pas (encore) de logiciel.
Juste en passant et çà vaut ce que çà vaut :
Bien définir les missions de chacun des employés du service. Qui s'occupe de quelle tâche, qui remplace telle personne en cas d'empêchement, qui reçoit, qui instruit, qui contrôle, qui planifie.
Généralement, il conviendra :
- de désigner un pilote de l'organisation. Il se chargera du suivi du tableau de bord, de la création et l'adaptation des documents types, la digestion des jurisprudences et législations et de l'instruction des marchés les plus "compliqués". Évidemment, ce sera la personne qui contrôlera le travail des autres. Il sera très important pour lui de bien communiquer avec son équipe, toujours lui soumettre les projets, le planning, les orientations. Toujours l'impliquer
- d'arrêter correctement par fiches de poste complète (en allant jusqu'aux fiches de tâches) les missions des autres collaborateurs. Les rédacteurs pourront instruire les projets de DCE, organiser les commissions, computer les besoins là où les assistants auront des missions d'appui avec la possibilité de s'essayer sur des petites consultations.
Reste à définir quelle organisation scientifique du travail adpoter :
- Linéaire, comme ce bon vieux Ford! C'est à dire chacun réalise une tâche et le pilote contrôle
- Par projet, chacun selon ses compéténces mène à bien un projet bien encadré, au pilote de confier les projets à son équipe et les contrôler
+1!
Quant à l'organisation du travail, la 2e + à la mode est bien sûr à privilégier pour le meilleur épanouissement des collaborateurs!
Au delà du fonctionnement interne de votre service qui d'ailleurs en sera influencé, c'est l'articulation entre vos missions et celles des services gestionnaires qu'il convient de graver dans le marbre.
Circuit de procédrue de la rédaction au contrôle à la signature, qui fait quoi, quand comment. Quels contrôles ? Purement juridique, gestion, technique, achat etc.
Même circuit pour tous où spécificité du circuit des "grands services" style route/batiment. Quelque soit le montant ? etc.
De tout cela dépend votre fonctionnement interne, répartition en bureau selon étapes marchés, ou services concernés, ou projets etc. Nombres d'agents, rattachement à quelle direction...
Et surtout adhésion au nouveau système de vos interlocuteurs ou trainent savate.
Il est toujours plus simple de remodeler le fonctionnement interne de son service que son image et ses missions à l'égard des autres. Et c'est des deux derniers que dépend le plus son éfficacité.
Merci pour vos réponses et vos aides toutes précieuses,
effectivement en interne nous allons nous adapter mais surtout faire croître l'équipe.
Je dois établir des fiches de poste pour chacun et à priori je pars pour une partie rédactionnelle, validation des achats, seuils et une partie passation de la publicité à la notification plus exécution financière de quelques marchés.
Mon équipe est favorable à cette montée en puissance et exprimait déjà cette nécessité pour notre collectivité. Par contre ceux qui vont être rattaché à notre service en terme de procédure sont trainent savates et commencent à faire réagir leur hiérarchie pour continuer comme avant (sans code avec 1 devis!!!).