AGORAPUBLIX

Bonjour tous.

J'ai un doute sur la façon dont je dois traiter une irrégularité sur un AO formalisé de fourniture.

J'achète un équipement, l'achat se fait par tranches, la TF concerne le matériel de base, les tranches optionnelles des accessoires (à affermir au fur et à mesure que l'on pourra les financer). Mon souci concerne la TO relative à une extension de garantie de 3 ans.
Donc principe de base : les candidats renseignent obligatoirement toutes les tranches. Je juge le critère prix sur le total de toutes les tranches.

Un candidat pour la TO garantie m'indique : gratuit si on souscrit à un contrat de maintenance
 
Bien sûr, je ne peux laisser l'offre en l'état. Surtout que l'autre candidat plus malin a renseigné pour la TO le prix de 36 mois de contrat de maintenance au titre de l'extension de garantie.
Passer un contrat séparément du marché serait d'une part saucissonner et d'autre part favoriser celui qui n'a rien rempli, car son offre financière serait moins chère.

Je pensais dans un premier temps lui faire une demande de précision : « confirmez-vous que votre offre pour la TO 4 est bien à 0 € compte-tenu qu'INRAE ne peut s'engager à conclure un contrat séparé du marché ? »
S'il répond oui c'est gratuit et que l'on ne passera pas de contrat séparé, dois-je en conclure que l'offre est incomplète (pas de garantie effective) ?
S'il se corrige et fait comme l'autre candidat et inscrit le montant de 36 mois de maintenance, puis-je accepter la régularisation ?

Merci

Pas clair
Pourquoi il faudrait de la maintenance sur des fournitures ?
La garantie de 3 ans est peut être incluses dans la prix de TF ?

Bonjour,

Citation de: Alf le Septembre 29, 2026, 02:45:37 PMJe pensais dans un premier temps lui faire une demande de précision : « confirmez-vous que votre offre pour la TO 4 est bien à 0 € compte-tenu qu'INRAE ne peut s'engager à conclure un contrat séparé du marché ? »
S'il répond oui c'est gratuit et que l'on ne passera pas de contrat séparé, dois-je en conclure que l'offre est incomplète (pas de garantie effective) ?
S'il se corrige et fait comme l'autre candidat et inscrit le montant de 36 mois de maintenance, puis-je accepter la régularisation ?

Il semble que la garantie et la maintenance sont deux choses distinctes.

La question est de savoir si vous avez prévu la maintenance quelque part dans votre marché, ou s'il s'agit d'une prestation hors marché.
Nous quand on fait des travaux de construction avec un ascenseur neuf il nous arrive souvent de demander un projet de contrat de maintenance, qu'on retient ou pas séparément du marché de travaux.
Je pense qu'on peut séparer la fourniture de la maintenance, et admettre qu'on puisse passer un contrat de maintenance distinct du matériel qu'on achète.
Du coup, si un PU de maintenance était prévu au marché je demanderais au fournisseur de préciser pour lever le doute (la TO ne peut pas être gratuite et payante à la fois).

les 2 candidats en disent un peu plus sur ce qu'ils entendent par "maintenance" ou "contrat de maintenance" ?

pour moi dans ma tête :
- garantie : tout est "gratuit" (ou pas puisque c'est inclut au forfait de la TO ou au prix d'achat) : interventions déplacement main d'oeuvre pièces etc.
- maintenance : le forfait comprend le préventif, les pièces d'usure, éventuellement déplacement et main d'oeuvre, mais pas les pièces de rechange (hors pièces identifiées comme "d'usure") qui sont facturées à part

la première question que je me pose, avant même le prix à 0€ ou le contrat séparé, c'est de savoir si l'offre des candidats est bien conforme par rapport à ce qui était demandé sous le vocable "garantie" dans la TO. commencez peut-être par poser cette question

un prix à 0 € et même un contrat de maintenance "séparé" (mais conforme aux termes du marché!) sont des questions qui me turlupinent beaucoup moins

C'est un équipement complexe, donc soumis à une maintenance préventive et curative.
La première période de garantie couvre cela (2 ans). Le service qui met l'équipement en oeuvre souhaitait 3 ans de maintenance associés, appellés ici extension de garantie.

Oui l'extension aurait pu être dans la TF, mais le service n'a pas les crédits au moment de l'attribution de la TF. Il se réserve en année 2 la possibilité d'affermir.

Reste ma question de régularité de la réponse.

c'est inquiétant de ne pas être certain de pouvoir financier la maintenance après seulement 2 ans d'utilisation ☹️

équipement complexe c'est dommage de ne pas avoir fait une procédure négociée

Citation de: Mathieu le Septembre 29, 2026, 03:50:03 PMc'est inquiétant de ne pas être certain de pouvoir financier la maintenance après seulement 2 ans d'utilisation ☹️

Bienvenu dans le monde des instituts de recherche  :D

Citation de: Mathieu le Septembre 29, 2026, 03:50:51 PMéquipement complexe c'est dommage de ne pas avoir fait une procédure négociée

Si je devais compter tout ce que j'aimerai faire...

Bref, j'en suis sur ma problématique à regler.

Peut on avoir le libellé de l'ensemble des tranches avec une indication de ce qui y est prévu en terme de maintenance et de garantie en étant précis sur les périodes couvertes.

formuler une demande de précision à un candidat "et puis s'il répond oui on l'écarte pour offre irrégulière" c'est probablement le plus puissant des aimants à contentieux.

Citation de: hpchavaz le Septembre 29, 2026, 04:21:20 PMPeut on avoir le libellé de l'ensemble des tranches avec une indication de ce qui y est prévu en terme de maintenance et de garantie en étant précis sur les périodes couvertes.

En simplifié
TF : matériel de base (dont la période de garantie initiale)
TO 1/2 : accessoires pour le matériel
To 3 : extension de garantie

La définition de la garantie du marché est assez proche d'une prestation de maintenance, la part et la gestion des pièces d'usure et autres subtilités est bien détaillée.
Le marché est très précis sur la distinction des deux périodes de garantie.
La problématique n'est pas ici. Elle est purement formelle sur la rédaction de l'offre et ma capacité à rattraper ou éjecter.

mauvaise définition des besoins ? probablement que oui en effet la TO3 est appelée garantie mais décrite comme de la maintenance  ! 
pour l'absence de financement : les TC pouvaient y répondre même au delà de  3 ans  !  il y avait un choix à faire maintenance par le fournisseur ou par une entreprise spécialisée ....  votre besoin est certainement un fonctionnement de machine sur plus de  4 ans voir 7 à 15 et pas d'une fourniture lamda ....

Citation de: Alf le Septembre 29, 2026, 04:58:21 PMLe marché est très précis sur la distinction des deux périodes de garantie.
La problématique n'est pas ici. Elle est purement formelle sur la rédaction de l'offre et ma capacité à rattraper ou éjecter.

soit c'est clair et le type de procédure permet de négocier soit ce n'est pas clair ou que la négociation est impossible ... et dans ces derniers cas il y au moins une offre incomplète ou incohérente avec vente à perte des pièces d'usure soit carrément une procédure viciée à relancer proprement ...

Comme Speedy dans son dernier message :
Si tout est clair : offre irrégulière car conditionnée à la passation d'un autre marché.
Pour moi, irrégularité non régularisable dans le cadre d'un AOO.

Mais il y a quand même un point qui m'interpelle et qui a pu créer des confusions :

Citation de: Alf le Septembre 29, 2026, 04:58:21 PMLa définition de la garantie du marché est assez proche d'une prestation de maintenance,

Relire les documents de la consultation en faisant abstraction de ce que l'on sait du contrat, éventuellement demander une relecture par un collègue et en posant des questions ouvertes n'induisant pas la réponse.

Citation de: Mathieu le Septembre 29, 2026, 03:50:03 PMc'est inquiétant de ne pas être certain de pouvoir financier la maintenance après seulement 2 ans d'utilisation ☹️

Exactement, çà signifie qu'au bout de 2 ans et ... x jours, si le matos tombe en rade, on le jette...
Les deniers publics semblent bien malmenés

Citation de: fanchic le Septembre 30, 2026, 06:12:42 AM

Citation de: Mathieu le Septembre 29, 2026, 03:50:03 PMc'est inquiétant de ne pas être certain de pouvoir financier la maintenance après seulement 2 ans d'utilisation ☹️

Exactement, çà signifie qu'au bout de 2 ans et ... x jours, si le matos tombe en rade, on le jette...
Les deniers publics semblent bien malmenés

Je pense que 2 ans, c'est la garantie de bon fonctionnement.
À l'issue de cette période, par la tranche optionnelle, on met en oeuvre une maintenance permettant d'assurer le bon fonctionnement de l'équipement.
C'est logique, non ?

Si le candidat estime que la maintenance est nécessaire à la garantie, il doit inclure ce prix dans la TO.

Quel est le montant de cette TO par rapport au montant du marché ?

Citation de: lepouch le Septembre 30, 2026, 07:24:07 AM

Citation de: fanchic le Septembre 30, 2026, 06:12:42 AM

Citation de: Mathieu le Septembre 29, 2026, 03:50:03 PMc'est inquiétant de ne pas être certain de pouvoir financier la maintenance après seulement 2 ans d'utilisation ☹️

Exactement, çà signifie qu'au bout de 2 ans et ... x jours, si le matos tombe en rade, on le jette...
Les deniers publics semblent bien malmenés

Je pense que 2 ans, c'est la garantie de bon fonctionnement.
À l'issue de cette période, par la tranche optionnelle, on met en oeuvre une maintenance permettant d'assurer le bon fonctionnement de l'équipement.
C'est logique, non ?

Si c'est optionnel c'est que çà peut ne pas être affermi, par exemple, comme indiqué dans le premier post si pas de financement

Citation de: fanchic le Septembre 30, 2026, 08:55:38 AM

Citation de: lepouch le Septembre 30, 2026, 07:24:07 AM

Citation de: fanchic le Septembre 30, 2026, 06:12:42 AM

Citation de: Mathieu le Septembre 29, 2026, 03:50:03 PMc'est inquiétant de ne pas être certain de pouvoir financier la maintenance après seulement 2 ans d'utilisation ☹️

Exactement, çà signifie qu'au bout de 2 ans et ... x jours, si le matos tombe en rade, on le jette...
Les deniers publics semblent bien malmenés

Je pense que 2 ans, c'est la garantie de bon fonctionnement.
À l'issue de cette période, par la tranche optionnelle, on met en oeuvre une maintenance permettant d'assurer le bon fonctionnement de l'équipement.
C'est logique, non ?

Si c'est optionnel c'est que çà peut ne pas être affermi, par exemple, comme indiqué dans le premier post si pas de financement

C'est vrai ...
Mais nous vivons tous une période d'incertitude en terme de financement.
Et la Recherche, particulièrement...

Citation de: lepouch le Septembre 30, 2026, 09:18:49 AM

Citation de: fanchic le Septembre 30, 2026, 08:55:38 AM

Citation de: lepouch le Septembre 30, 2026, 07:24:07 AM

Citation de: fanchic le Septembre 30, 2026, 06:12:42 AM

Citation de: Mathieu le Septembre 29, 2026, 03:50:03 PMc'est inquiétant de ne pas être certain de pouvoir financier la maintenance après seulement 2 ans d'utilisation ☹️

Exactement, çà signifie qu'au bout de 2 ans et ... x jours, si le matos tombe en rade, on le jette...
Les deniers publics semblent bien malmenés

Je pense que 2 ans, c'est la garantie de bon fonctionnement.
À l'issue de cette période, par la tranche optionnelle, on met en oeuvre une maintenance permettant d'assurer le bon fonctionnement de l'équipement.
C'est logique, non ?

Si c'est optionnel c'est que çà peut ne pas être affermi, par exemple, comme indiqué dans le premier post si pas de financement

C'est vrai ...
Mais nous vivons tous une période d'incertitude en terme de financement.
Et la Recherche, particulièrement...

Je ne blâme pas la recherche ni l'acheteur, je blâme l'injonction contradictoire d'acheter mieux tout en navigant financièrement dans le brouillard

Citation de: speedy le Septembre 29, 2026, 05:58:37 PM

Citation de: Alf le Septembre 29, 2026, 04:58:21 PMLe marché est très précis sur la distinction des deux périodes de garantie.
La problématique n'est pas ici. Elle est purement formelle sur la rédaction de l'offre et ma capacité à rattraper ou éjecter.

soit c'est clair et le type de procédure permet de négocier soit ce n'est pas clair ou que la négociation est impossible ... et dans ces derniers cas il y au moins une offre incomplète ou incohérente avec vente à perte des pièces d'usure soit carrément une procédure viciée à relancer proprement ...

Je suis en AO, donc pas de négo ou tout ce qui pourrait y être considéré comme.
Je vois que mon problème vous fait disserter sur pas mal de choses et merci pour vos commentaires. Mais la question n'est pas de savoir si il y a confustion garantie/maintenance mais si avec une offre à 0 € sur mon extension je peux demander à mon candidat s'il effectura ses devoirs en termes de garantie sans contrant de mainentenance paralelle.
Ou si je le dégage direct pour incohérence.

C'est un conseil opérationnel qu'il me faut.

Merci à vous

Si l'interrogation est forte, il faut demander des explications.

Cela donnera des arguments pour aller dans un sens ou dans l'autre. Cela apportera des éléments pour justifier le maintien ou l'élimination.

Et puis si le candidat ou un autre candidat est mécontent, vous disposerez de ces éléments pour vous justifier.

dégager le candidat direct semble rude, trop rude

les finances ont l'air d'être un vrai problème, si le candidat est intéressant financièrement, et ça semble être le cas a minima sur la TO extension de maintenance, il faut essayer de le rattraper autant que possible

D'où mon interrogation :
Quel est le montant estimé (ou des autres offres) sur cette TO, et quel est le montant du marché ?

en gros, cette TO représente quel % du montant du marché ?

une garantie ne prend jamais en compte les consommables ni les pièces d'usure... Içi l'énoncé laisse un doute sur le vrai contenu de la TO extension de garantie ou Maintenance déguisée ....
perso mon avis ne peut être définitif sans avoir lu l'ensemble du dossier ....

Citation de: speedy le Octobre 01, 2026, 02:56:02 PMune garantie ne prend jamais en compte les consommables ni les pièces d'usure... Içi l'énoncé laisse un doute sur le vrai contenu de la TO extension de garantie ou Maintenance déguisée ....
perso mon avis ne peut être définitif sans avoir lu l'ensemble du dossier ....

Il conviendrait de lire le CCTP.
Mais si le candidat estime qu'il ne peut pas offrir de garantie sans contrat de maintenance, alors le prix qu'il doit indiquer pour cette TO doit contenir cette prestation.

Manifestement vous ne faites aucune différence entre garantie et maintenance ....
en garantie si le prestataire doit faire des taches de maintenance il a droit à une rémunération supplémentaire, pourquoi se pénaliserait il financièrement par rapport à son concurrent si vous demandez uniquement la garantie ? 

la loyauté dans les relations commerciales demande/exige d'appeler un chat un chat ! içi une TO d'extension de garantie de bon fonctionnement à 3 ans ne doit pas comporter de maintenance à moins d'être clair dès le titre ! 

Citation de: speedy le Octobre 01, 2026, 04:02:18 PMManifestement vous ne faites aucune différence entre garantie et maintenance ....
en garantie si le prestataire doit faire des taches de maintenance il a droit à une rémunération supplémentaire, pourquoi se pénaliserait il financièrement par rapport à son concurrent si vous demandez uniquement la garantie ?

la loyauté dans les relations commerciales demande/exige d'appeler un chat un chat ! içi une TO d'extension de garantie de bon fonctionnement à 3 ans ne doit pas comporter de maintenance à moins d'être clair dès le titre !

J'ai comprends très bien la différence. Je reprenais l'énoncé du post qui indiquait que le candidat conditionnait la garantie à un contrat de maintenance.
J'essaye de cerner le problème et apporter une solution, plutôt que disserter

je crois que le dossier est mal rédigé ce qui conduit à des interprétations différentes par les entreprises
pour l'une c'est de la garantie pure comme l'indique le titre
pour une autre c'est de la maintenance comme le laisse entendre des clauses du CCTP
sans l'ensemble du dossier on ne peut pas trancher, laisser entendre que si c'est se tromper  ...peut être de bonne foi mais se tromper quand même  ...
tant que tout le monde ne comprendra pas la différence entre garantie de fonctionnement et maintenance il y aura ce type de problèmes ....

La TO représente dans les 2% du total, c'est peanuts. +/- 20K€

Je vais rester concrêt et uniquement me fonder sur la réponse d'un candidat à un prestation décrite techniquement, il n'a pas à interpréter si c'est de la garantie ou de la maintenance, mais à suivre des exigences du marché qui sont assez détaillées sur ce point.

Je vais prendre le parti de lui demander "Vous proposez l'extension à 0€, nous ne conclurons pas de contrat séparé de maintenance pour assurer les prestations attendues dans cette tranche – vous engagez-vous à assurer la garantie telle que décrite dans les pièces du marché, ceci pour le montant annoncé ?"

S'il dit oui, bingo 20K€ économisés.
S'il dit non on entre dans l'interprétation des modifications non substantielles acceptables en régularisation. Ok c'est moins de 2% , mais c'est pour une tranche donnée passer de 0 à l'infini % en plus...

Citation de: Alf le Octobre 05, 2026, 05:13:43 PMS'il dit non on entre dans l'interprétation des modifications non substantielles acceptables en régularisation. Ok c'est moins de 2% , mais c'est pour une tranche donnée passer de 0 à l'infini % en plus...

À ce stade, on ne connaît pas le montant réel qu'il afficherait s'il devait chiffrer. Si l'impact financier global reste très marginal (de l'ordre de 2 %), on pourrait être tenté de faire comme dans Mauvaise annexe financière (https://agorapublix.com/index.php?topic=45303.0) un parallèle avec la décision du TA Lille, 29 juillet 2026, n° 2607342, où le juge a admis qu'une régularisation n'était pas substantielle dès lors que l'écart restait inférieur à 4 % et ne bouleversait pas l'économie de l'offre.

Mais attention à la cohérence et à la méthode :

1. La ligne de conduite interne : le traitement d'un dossier ne doit pas être dicté par l'opportunité du moment ni par la personne en face. Qu'avez-vous prévu dans lignes de conduites internes pour les régularisations qui valent pour ce dossier et pour les autres, passés ou futurs. Si on s'autorise à repêcher ici au motif que "c'est 2 %", on s'engage logiquement à appliquer exactement le même raisonnement face à un autre candidat sur une autre consultation.

2. La transparence et la traçabilité : il n'y a que deux options tenables :
- Soit on assume juridiquement qu'il s'agit d'une régularisation admissible, non substantielle (sur la base de l'impact global minime et de l'absence de modification du classement), et on l'écrit noir sur blanc dans le rapport d'analyse des offres ;
- Soit on considère qu'introduire un prix ex nihilo sur une tranche en appel d'offres constitue une négociation déguisée, et on écarte pour offre irrégulière.

Vouloir "bricoler" en espérant que ça passe inaperçu ou occulter la manipulation dans le rapport d'attribution est le meilleur moyen de se fragiliser. Le rapport d'analyse est communicable ; tout ce qui y sera tu ou maquillé se retournera contre le pouvoir adjudicateur en cas de recours ou de contrôle.

Citation de: hpchavaz le Octobre 05, 2026, 06:15:51 PM

Citation de: Alf le Octobre 05, 2026, 05:13:43 PMS'il dit non on entre dans l'interprétation des modifications non substantielles acceptables en régularisation. Ok c'est moins de 2% , mais c'est pour une tranche donnée passer de 0 à l'infini % en plus...

À ce stade, on ne connaît pas le montant réel qu'il afficherait s'il devait chiffrer. Si l'impact financier global reste très marginal (de l'ordre de 2 %), on pourrait être tenté de faire comme dans Mauvaise annexe financière (https://agorapublix.com/index.php?topic=45303.0) un parallèle avec la décision du TA Lille, 29 juillet 2026, n° 2607342, où le juge a admis qu'une régularisation n'était pas substantielle dès lors que l'écart restait inférieur à 4 % et ne bouleversait pas l'économie de l'offre.

Mais attention à la cohérence et à la méthode :

1. La ligne de conduite interne : le traitement d'un dossier ne doit pas être dicté par l'opportunité du moment ni par la personne en face. Qu'avez-vous prévu dans lignes de conduites internes pour les régularisations qui valent pour ce dossier et pour les autres, passés ou futurs. Si on s'autorise à repêcher ici au motif que "c'est 2 %", on s'engage logiquement à appliquer exactement le même raisonnement face à un autre candidat sur une autre consultation.

2. La transparence et la traçabilité : il n'y a que deux options tenables :
- Soit on assume juridiquement qu'il s'agit d'une régularisation admissible, non substantielle (sur la base de l'impact global minime et de l'absence de modification du classement), et on l'écrit noir sur blanc dans le rapport d'analyse des offres ;
- Soit on considère qu'introduire un prix ex nihilo sur une tranche en appel d'offres constitue une négociation déguisée, et on écarte pour offre irrégulière.

Vouloir "bricoler" en espérant que ça passe inaperçu ou occulter la manipulation dans le rapport d'attribution est le meilleur moyen de se fragiliser. Le rapport d'analyse est communicable ; tout ce qui y sera tu ou maquillé se retournera contre le pouvoir adjudicateur en cas de recours ou de contrôle.

Ok nickel, merci, là ça me donne matière.
Je suis d'accord avec toi que la régularisation avec acceptation d'un nouveau prix fragilise la procédure pour les arguments que tu développe. Même si c'est très faible, on crée un prix qui n'existe pas.
En revanche je suis rassuré sur le fait que s'il maintient ses 0€ avec engagement sur la prestation, je fais passer.