Le pilotage d'une opération de construction ou d'aménagement.
D'abord il faut déterminer une trajectoire probable comme pour une grande course de voiliers .On se prépare, on étudie la météo, on choisit son bateau et le cas échéant son équipe à terre et à bord, embarque des provisions etc et on se prépare à faire le point chaque jour et même plus souvent pour ajuster face aux conditions réelles.
Préparation
Il s'agit des études préalables, études de faisabilité, diagnostics divers pour élaborer un premier programme technico financier basé sur les objectifs à atteindre et les effets indésirables à compenser.
Puis il faut déterminer l'ensemble des étapes administratives liées à la nature de l'opération pour compléter le programme par les contraintes administratives et les coûts liés pour établir les dossiers à déposer.
Il faut ensuite déterminer les compétences des intervenants et les plannings nécessaires selon le déroulement type établissement DCE + Mise en concurrence + Etudes et DCE suivant +mise en concurrence + prestations + solde. Toute action qui n'est pas reliée à l'objectif final est superflue tandis que toute action non attribuée à un intervenant est réputée exécutée par le Chef de projet lui-même ...
En pratique il faut qualifier l'opération sur les différentes règlementations qui s'appliquent à ce type d'opération et on utilise des ratios de temps et de coût que l'on récupère par sourcing et capitalisation sans oublier de réfléchir à la similitude et aux différences de l'opération par rapport aux sources des ratios.
Normalement on obtient ainsi un programme assez robuste technique/administratif/coût complet/financement avec objectifs recherchés/effets indésirables
Mise en œuvre
Il s'agit de dérouler le schéma général mis au point lors de la préparation.
Les acteurs principaux sont
• Les AMO diagnostiqueurs (phase phase 1 de la préparation)
• Le noyau dur : MOE + SPS+CT
• Les AMO divers : tous spécialistes auxquels l'équipe de MOA fera appel pour compléter ses compétences ou renforcer ses capacités pour respecter le planning.
• Les entreprise de travaux et des Experts
• Les assureurs
Pour le noyau dur il faut mettre en place un dispositif particulier pour gérer leurs missions et celles des entreprises de travaux. Un exemple de dispositif :
• Suivi de chantier
• Réunions de chantier
o Première partie Réunion technique
o Seconde partie Réunion OPC
• Revue de marché
• Revue d'opération
Par suivi de chantier on entend la mission EXE/VISA DET avec le contrôle sur site (pilotage MOE)
Par Réunion de chantier on entend les discussion pour régler des aspects technique marché par marché suivi des discussions sur les interfaces et le planning général à court &moyen terme.. (Pilotage MOE et le cas échéant OPC si mission séparée)
Par revue de marché on entend une réunion pour faire le point sur le déroulement /exécution d'un marché . Le pilotage est assuré par le MOA avec le titulaire du marché concerné ( avec en plus la présence du MOE pour une revue de marché de travaux). Il faut vérifier que les écarts sont maîtrisés : existence des réunions ci avant, remontées des bonnes pratiques, difficultés rencontrées, actions pour les résoudre, rappels des évènements pouvant donner lieu à réclamation à venir, nécessité d'arbitrage tant sur les aspects techniques que de procédures administratives y compris de facturation. Il s'agit autant sinon plus de faire un état des lieux y compris des plans d'actions que de trouver toutes les solutions en première séance. Si nécessaire on programme des séances de travail. Le but c'est d'avoir une bonne vision pour alimenter les réunions internes du MOA pour les arbitrages top niveau hiérarchique.
Ce dispositif doit être répercuté comme obligatoire dans les marchés de travaux et un dispositif de traitement des sinistres doit être présent dans les marchés d'assurances.
Les revues d'opérations sont des revues internes au MOA pour les grands arbitrages notamment sur l'utilisation des marges et la gestion du planning d'ensemble sur le long terme.
Bilan
Il s'agit de capitaliser pour l'avenir :
• présentation succincte et ratios
• ce qui a bien marché et difficultés
• actions d'amélioration y compris formation s pour le MOA
Merci :)
On pourrait également inclure les prises de décision de l'instance décisionnelle avec naturellement les informations et les difficultés qui leur sont liées.
Risque classique qu'il convient de pallier :
- sous estimation (plus ou moins volontaire) pour obtenir le lancement du projet
- points de passage non explicites
Incidemment, qu'est ce qu le montant d'une opération, en allant au delà
- de la définition de son périmètre
- de la définition en euros constants ou courants
- des éventuels "objectifs financiers à respecter" éventuellement différents selon les acteurs
Est ce le montant :
a) qui permet de financer si tout va bien
b) qui permet de financer si tout va moyennement bien, montant qui ne sera pas dépassé dans 50% des cas (*)
c) qui permet de financer si tout ne va à pas trop mal, par exemple montant qui permet de couvrir à 80 % les risques financiers (*) figurant dans le registre de risque du projet
d) qui permet de financer si cela va mal sauf circonstances extraordinaires
*) Attention en b) et c) les pourcentages ne portent pas sur la même donnée : b: fréquence, c: coût
tout à fait, les décisions du MOA sont la suite logique au sens large des réunions d'opération.
Pour moi la gestion financière se fait en plusieurs temp : en valeur initiale pour vérifier si dérapage à périmètre constant, puis les dérapages pris en charge par les marges pour aléas, puis les autres écarts et enfin les conséquences de l'inflation /révision des prix en € courants , d'ailleurs il faut une prévisions des dépenses mensuelles en € courants remis à jour régulièrement pour l'année puis sur 3 mois afin que le service financier sache quand mobiliser les ressources (emprunt?) ....