Bonjour,
Etant novice dans la rédaction de process, j'aurais besoin d'aide.
En effet, ma hiérarchie me demande de rédiger une fiche à destination de nos services instructeurs ayant pour sujet "comment procéder lors d'une négociation avec les candidats". Car les services négocient très souvent au niveau du prix mais très rarement sur d'autres critères.
Y-a-t-il des collègues qui ont mis en place un process interne afin d'expliquer comment négocier, sur quels critères sans bousculer le cahier des charges, de quelle manière, etc... ? Cela m'aiderait à avoir un canevas car le sujet est vaste.
Cette fiche sera communiquée aux services.
Merci par avance,
quel est l'objectif de la négociation :
repêcher une irrégularité ?
obtenir un coût moindre ?
retenir le copain ? oups
le DCE avait ouvert à des variantes ? si fermé alors les modifs seront marginales
le service demandeur a réfléchi aux possibilités de restreindre les performances à atteindre ? au conditionnement? aux délais ? aux conditions de paiements ? avez vous verrouiller ou laisser des possibilités dans le 'AAPC/RC ?
demander aux soumissionnaires ce qui faudrait accepter de modifier pour aller dans le sens de vos objectifs mais prendre le temps de faire un tour complet avant d'arbitrer
il n'y a pas deux négociations identiques .... mais ne jamais être seul face à un soumissionnaire , le service demandeur et la commande publique désigner la CP comme animateur garant du temps et égalité de traitement ....ou le représentant de la DG ...
prévoir présentiel ou visio ou tél (identique pour tous en intendance, temps etc)
ne jamais se précipiter pour les positions de la collectivité, privilégier un autre tour de négo .... annoncer la suite notamment que vous ferez un courrier de demande de nouvelle offre avec la confirmation des points modifiés du cahier des charges avec une nouvelle DLRO qui sera la date de valeur de l'offre.
Je partage le constat de Speedy : il n'y a pas 2 négos identiques.
Cependant s'il fallait tenter de déterminer des recommandations pour négocier :
- une négociation dite "technique" sur des délais, des matériaux, une méthodologie... nécessite l'appui du service prescripteur. Il est, en général, l'utilisateur et le connaisseur des prestations voulues. Ne pas faire l'impasse d'un échange pré-négo avec lui pour déterminer les axes de négo.
- difficile de négocier techniquement sans toucher au cahier des charges. Comment substituer un produit + efficace, + facile d'utilisation, - toxique... sans toucher au CCTP ? De même, en proposant par exemple une adresse de livraison plutôt que 5, vous touchez au CCTP.
- exiger un délai précis de livraison en fonction de son besoin mal calibré peut être contre-productif. Par exemple, ne plus demander un délai ultra-court pour une prestation qui ne nécessite pas une grande urgence peut permettre une économie.
Une bonne négo, ce sont des concessions réciproques de l'acheteur et du candidat pour trouver une solution satisfaisante. C'est du gagnant-gagnant.
Bien sûr, il convient de ne pas dénaturer le besoin et de modifier substantiellement le CCTP. Mais des adaptations de celui-ci sont possibles.
Et si vous avez vraiment le temps de faire des négociations, une négociations en face-à-face avec le candidat (en physique ou visio) peut permettre à ce dernier de vous proposer des pistes de négo. Etant professionnel, il est à même de vous assister dans la négo pour trouver un terrain d'entente mutuellement profitable.
Et j'ajoute qu'en cas de modif du CCTP, on respecte le principe d'égalité de traitement des candidats.
En dehors du cas un peu pathologique du repêchage d'une irrégularité
La négociation me semble ne pouvoir n'avoir qu'un objectif : l'amélioration de la note attribuée à l'offre(*).
En effet cette note est sensée modéliser vos préférences.
Cela semble sans doute un peu fruste mais c'est déjà beaucoup puisque cela porte tout à la fois sur le prix et les autres critères.
D'autres points peuvent sans doute être abordés mais ce ne sont que des "Nice to have" puisqu'ils n'influent pas sur le choix de l'offre.
*) amélioration aux effetq de bords près des méthodes de notations "flottantes" du fait par exemple pour ce qui est du prix d'une référence à l'offre moins disante.
Citation de: hpchavaz le Janvier 17, 2023, 05:21:03 PM
En dehors du cas un peu pathologique du repêchage d'une irrégularité
La négociation me semble ne pouvoir n'avoir qu'un objectif : l'amélioration de la note attribuée à l'offre(*).
En effet cette note est sensée modéliser vos préférences.
Cela semble sans doute un peu fruste mais c'est déjà beaucoup puisque cela porte tout à la fois sur le prix et les autres critères.
D'autres points peuvent sans doute être abordés mais ce ne sont que des "Nice to have" puisqu'ils n'influent pas sur le choix de l'offre.
*) amélioration au effet de bords près des méthodes de notations "flottantes" du fait par exemple pour ce qui est du prix d'une référence à l'offre moins disante.
je suis d'accord , certes la note globale mais ça n'aide pas concrètement nos collègues donc je préfère être pragmatique ......et donner quelques conseils pour mettre en oeuvre ....
Cela a quand même des conséquences pratiques car cela fixe un objectif
et en terme de retour d'expérience :
- l'analyse des "Nice to have" doit conduire à réviser les critères
- si après négo une offre est moins compétitive, il faut investiguer car quelque chose d'anormal s'est produit (coté du PA et/ou de l'OE)
Idem que Ponta et Speedy
Bien préparer cette phase de négociation.
Forces / faiblesses de la proposition à travailler conjointement avec le service opé et le MOE.
Etablir des moyennes entre les offres financières pour essayer de déterminer la proposition la plus juste.
Mixer les points de négo faciles et difficiles. Si point bloquant, y revenir par la suite.
Demander à l'entreprise son avis et les pistes d'optimisation qu'elle est en capacité de proposer.
Etablir un compte-rendu de la réunion à transmettre avec les nouveaux documents et l'annexer à l'AE. Si des modifications sont acceptées par nous au cours d'une réunion, toutes les entreprises reçues en négo en sont informées.
Demander un mémoire complémentaire uniquement pour les poins abordés en réunion et exiger qu'il soit en cohérence avec le mémoire initial.
Enfin, je propose à l'entreprise qu'elle consente à un rabais commercial. Mes statistiques démontrent que les candidats font l'effort dans + de 25% de mes négo.
Merci pour vos retours.
Ainsi je pourrai établir une "fiche conseil" à destination des services instructeurs de ma collectivité.
Cependant, j'aimerais savoir si des collectivités ont mis en place ce genre de fiche ou boite à outils à communiquer à leurs services ?
Cordialement,
Pas chez moi pour le moment.
A terme certainement.