Bonjour.
En poste depuis 4 mois... les dossiers de consultation à rédiger arrivent et.... on se les partage un peu comme on veut.
Comment vous êtes organisés dans vos cellules ?
Les demandes de dce sont transmises comment ?
Vous dispatchez,? Chacun prend comme il le souhaite ?
Merci pour vos réponses
Le "chacun prend ce qu'il veut" fonctionne très bien si :
- petite équipe,
- tout le monde a envie de travailler,
- l'ambiance est bonne!
Dans tous les autres cas c'est mieux qu'une seule et unique personne dispatche ou alors que chacun ait des compétences/secteurs spécifiques avec un risque d'inégalité dans la charge de travail.
Chez nous on se les dispatche nous même mais c'est venu petit à petit et notre N+1 a lâché du lest au fur et à mesure.
Réunion de coordination hebdomadaire au niveau du groupement d'établissements, avec tous les responsables marchés, et pour ce qui me concerne réunion hebdomadaire le lendemain au niveau du service marché local pour dispatcher. C'est scolaire mais ça permet de tracer qui fait quoi, de voir qui galère et où, et surtout ça permet d'avoir un sas de discussion collégial autour de la charge de travail. J'ai été surpris de constater parfois l'image complètement biaisée que certains agents pouvaient avoir de la charge de travail de leurs collègues, dans un sens comme dans l'autre, et la frustration voir la démotivation que cela pouvait engendrer.
Les demandes de DCE sont formalisée par l'envoi des pièces techniques particulières et d'une fiche de lancement, cad d'un document faisant la synthèse de la procédure à lancer sur le volet stratégie achats, et sur le volet ingénierie de marché.
Pour un plus gros service, je ne saurai dire.
A notre niveau : On gère déjà la computation donc on pilote le qui, quand comment. C'est on propose d'ores et déjà la procédure et le planning prévisionnel de remise du CCTP (à la marge).
Cela nous fait 70% de notre plan de charge.
Pour les besoins imprévus, je récupère le bébé et transfère aux juristes selon leur plan de charge/intérêt/motivation. Ou je prends en charge selon leur choix en premier ressort. SInon je tire au sort (méthode proposé jamais appliqué encore ;D)
De notre côté, on fait établir chaque année en n-1 un plan prévisionnel des besoins pour l'année n par les services prescripteurs, en leur demandant une date prévisionnelle de fourniture d'une ébauche de cahier des charges. Ca nous permet déjà d'avoir une idée de la charge de travail prévisionnelle et éventuellement d'opérer des arbitrages (auquel se rajoutent les besoins "nouveaux" qui apparaissent en cours d'année, non prévus).
Donc au cours de l'année, on attend que les services prescripteurs nous remettent leurs projets de CdC. Si pas de remise de CdC à la date prévisionnelle, on fait une relance, si toujours rien on leur dit que c'est mort ! Ils n'avaient qu'à être plus diligents ;D (on part du principe que si rien n'est fait malgré une relance, c'est qu'ils n'en ont pas vraiment besoin... bien sûr on est tolérants si certaines justifications sont apportées !)
Pour en revenir à la question première d'anneclaudie, les projets de CdC sont tous réceptionnés par notre chef de service, qui dispatche ensuite entre les acheteurs en fonction de la charge de travail / de la spécialité / de l'intérêt porté par chaque acheteur à l'affaire. Dans le détail, on a 3 animateurs de segments "experts" : FCS, PI/TIC, Travaux, mais ce n'est pas une "compétence exclusive" : ils s'occupent certes en majorité de leur segment, mais ils ont aussi occasionnellement des affaires d'autres segments, pour ne pas perdre la main ; et on a des acheteurs "généralistes", qui font de tout mais qui sont par conséquent moins "spécialisés/experts" sur un domaine en particulier.
Merci beaucoup pour toutes vos réponses. Je vais m'organiser un peu mieux maintenant !
Citation de: anneclaudie le Février 04, 2018, 10:39:20 AM
Comment vous êtes organisés dans vos cellules ?
Je fais le lien avec le topic sur M GALLET dans le défouloir. On se plaint du manque de reconnaissance du domaine d'activité achat et on continue à appeler le service "la cellule"
Sérieusement "cellule" çà donne une image d'isolement, d'absence de rayonnement, de placardisation, d'obscur, de froid, d'humide
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Chez nous, c'est moi le boss donc j'impose
Non sérieusement, on partage les dossiers au bon vouloir de tous, si mes agents sont en surcharge, je donne de ma personne.
Citation de: fanchic le Février 09, 2018, 07:10:02 AM
Je fais le lien avec le topic sur M GALLET dans le défouloir. On se plaint du manque de reconnaissance du domaine d'activité achat et on continue à appeler le service "la cellule"
Sérieusement "cellule" çà donne une image d'isolement, d'absence de rayonnement, de placardisation, d'obscur, de froid, d'humide
je suis au dernier étage.. au grenier ! je suis ISOLEE, c'est une réalité.. pourtant je rayonne et je suis loin d'être froide et plutôt rieuse...
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Chez nous, c'est moi le boss donc j'impose
Non sérieusement, on partage les dossiers au bon vouloir de tous, si mes agents sont en surcharge, je donne de ma personne.
Le mieux c'est d'être tout seul! ;D
Sans blague, dans les différents services où j'ai pu travailler et où il y avait plusieurs gestionnaires, les responsables avaient des tableaux de bord afin de ne pas « surcharger » certains agents, tableaux qui prenaient en compte l'importance des marchés (MAPA, AOO, marché à renouveler ou nouveau marché à « construire »...).
Et des réunions régulières où les agents pouvaient exprimer leurs éventuelles difficultés / retards.