Bonjour,
je commence à entasser pas mal de cartons dans mon bureau là, et me pose la question suivante :
ok, j'ai bien trouvé des instructions pour l'archivage des marchés publics, mais je me pose la question suivante au sujet des marchés de travaux :
chez nous (...), je ne dispose JAMAIS de l'intégralité d'un marché de travaux, parce que :
- le MOE conserve ses documents,
- le technicien, ses documents, les offres techniques retenues, mémoires.....;
- la compta, tout le suivi comptable,
et moi, achats, tout le reste des documents, dont les offres non retenues.
La logique m'impose de penser que, lorsqu'un chantier a été reçu, terminé, clôturé, liquidé... il faudrait quand-même regrouper les documents pour l'archivage (au cas où...), non ?
Comment vous organisez-vous chez vous ?
Bonjour,
Tout ce que vous décrivez est juste et pertinent.
Maintenant dans la réalité et en fonction du rapport de forces entre ST, Finances et service marchés, il arrive qu'il soit quasi utopique de tout avoir de manière centralisée.
Je n'ai jamais tout eu et notamment les PV de réception.
Par contre, j'ai les pièces de marché originales (offre du titulaire et celles des non-retenus) avec notamment les mémoires. Je dispatche des copies à la demande.
Je garde les documents relatifs aux exemplaires uniques, mises au point, avenant, mise en demeure, résiliation et acte de sous-traitance.
Par contre, je n'ai pas les factures ni les documents de chantiers (sauf lors d'un avenant).
Chez moi, un peu comme chez Ponta :
- On garde TOUS les dossiers originaux au service Marchés. A la notification, on remet des copies des pièces principales (AE, BPU...) au(x) acheteur(s) concernés, puis on fait des copies des autres pièces sur demande en cours d'exécution. Les originaux ne sortent jamais de chez nous (faut souvent montrer les dents mais mais globalement, si on traine pas trop à remettre les copies ça passe), faute de quoi on serait incapables d'assurer leur authenticité. idem pour les avenants, les courriers de reconduction/non-reconduction, les actes de sous-traitance, les mises en demeures et décisions de résiliation, les protocoles de transaction, les déclarations sans suite, les RAO, les PV en tout genre AVANT notification, et plus largement tout ce qui touche aux échanges avec les candidats en cours de consultation.
- Pour les marchés de travaux spécifiquement, on gère également les mainlevées et les libérations de retenue de garantie, donc on conserve une copie des PV de réception des chantiers concernés.
- Le reste (OS, révisions de prix, factures...) est stocké par chaque service acheteur.
Spécifiquement s'agissant des MOE, AMO et autre, ils ne conservent JAMAIS nos originaux. On essaye dans la mesure du possible de tracer les documents qu'on leur remet (feuille d'émargement), mais j'avoue qu'on a pas toujours le temps.
Nous avons crée une drop box pour que les différents acteurs du chantier déposent les documents de l'opération
La Direction Commande Publique se charge ensuite de conserver dans un espace qu'elle seule peut modifier les documents essentiels.