Caution pour les salles
Pouvez-vous me dire quoi faire concernant les chèques de cauton pour la mise à disposition de salle communale?
A priori si la mise à disposition est d'une durée inférieure à un mois, il n'est pas nécessaire de l'encaisser et le régisseur peut le conserver.
COMPTABILITÉ PUBLIQUE INSTRUCTION CODIFICATRICE N° 06-031-A-B-M DU 21 AVRIL 2006
Extrait : Titre 12 – Opérations comptables
Chapitre 1er : Comptabilité des régisseurs de recettes
Paragraphe 1.2.1.5
1.2.1.5. Suivi des dépôts valant "caution"
La "caution" s'analyse comme un dépôt d'une somme d'argent, valant cautionnement pour un objet prêté
(voire une location de salle des fêtes) et qui est honoré à l'aide d'un moyen de paiement.
Le dépôt est effectué par chèque
- si le cautionnement constitué par un chèque est exigé de l'usager pour une période supérieure à un mois (correspondant à la périodicité maximale de versement et de justification des recettes auprès du comptable assignataire), le régisseur doit remettre ce chèque à l'encaissement dans les conditions prévues au titre 3, chapitre 2 §4. Dans cette hypothèse, il y aura budgétisation de la recette.
- si le prêt est d'une durée inférieure à 1 mois, le régisseur est autorisé à conserver les chèques de caution et à les remettre à l'usager lors de la restitution de l'objet emprunté.
La comptabilité doit être aménagée de façon à donner lieu à un suivi comptable des " chèques caution ".
Le régisseur lors de la réception du cautionnement enregistre l'écriture suivante :
• Débit : "chèques caution"
• Crédit : "recettes à classer."
Lors de la restitution à l'usager du chèque de caution :
• Débit : "recettes à classer"
• Crédit : "chèques caution".
Si le chèque de caution est remis à l'encaissement, la recette devient définitive pour la collectivité et il convient de distinguer selon que le régisseur est titulaire ou non d'un compte de disponibilités.
Première hypothèse : le régisseur n'est pas titulaire d'un compte de disponibilités
Il passe les écritures suivantes :
• Débit compte "recettes à classer"
• Crédit compte "chèques-caution"
Deuxième hypothèse : le régisseur est titulaire d'un compte de disponibilités
Lors de la remise des chèques au teneur de compte, le régisseur ne passe aucune opération.
A réception du relevé de compte sur lequel figure le montant correspondant à cette remise de chèques, il passe l'opération suivante.
• Débit compte de "disponibilités"
• Crédit compte "chèques-caution"
Les chèques de caution, remis immédiatement à l'encaissement ou conservés par le régisseur pour une période inférieure à un mois, font l'objet d'un suivi sur un registre aménagé à cet effet, mentionnant notamment les coordonnées de la partie versante, la date de versement de la caution, son montant, la date de restitution contresignée par le bénéficiaire de cette restitution ou annotée de la date certaine de sa réception ou la date de remboursement du chèque de caution ou de reversement des fonds au comptable.
Bonjour,
S'agit-il d'occupation annuelle de salle ?
Dans tous les cas, je pense que votre trésorier doit pouvoir vous répondre.
Il devrait pouvoir vous donner des indications sur la manière de tenir la régie concernée.
la réponse du Trésorier
Aaucune collectivité du ressort de la Trésorerie de xxxx n'a de régie pour la gestion des chèques de caution.
Le Trésorier préfère que les communes conservent ces chèques, en raison de la relative complexité de traitement qui nécessiterait une comptabilité spéciale.
Par ailleurs, lors de formations sur les régies de recettes, il a été précisé qu'en l'occurrence, la création d'une régie n'est pas pratiquée. Les formateurs préconisaient de simplement enregistrer ces chèques avec leur numéro sur un tableau, et de prendre les précautions nécessaires pour mettre ces chèques à l'abri avant leur restitution. Un stagiaire d'une grande ville a même indiqué qu'une telle régie n'existait pas dans sa ville.
Si je comprends bien, il s'agit de caution contre location de salles gratuites ?
En effet si vous n'avez pas de manipulations de recettes pas besoin de régie.
Combien de temps allez-vous conserver ces chèques ?
chez nous, les chèques de caution sont rendus après l'état des lieux si tout est ok, pas plus!
donc au pire, on les garde une semaine maximum.