Je suis saisi par le service info d'un projet de marché comprenant une partie forfaitaire et une partie à bons de commande. cela est tout à fait possible.
Je m'interroge sur la façon de gérer la maintenance. J'envisage un prix forfaitaire hors maintenance pour l'acquisition du logiciel et un coût annuel de maintenance sachant que la maintenance ne débutera pas tout de suite car VA VSR et admission avant.
Ainsi pour la durée de 4 ans nous aurons pour la dernière année une partie d'année de maintenance au prorata de la durée restant à courir jusqu'au terme du marché.
Cela vous semble t-il convenir ? Sinon comment faites vous pour vos marchés ?
Je ferais un prix forfaitaire pour l'acquisition et la mise en service du logiciel
et
un prix forfaitaire annuel pour la maintenance (qui débute à l'issue de la période de garantie s'il y en a une) en précisant qu'il est proratisé au temps de maintenance effective. Paiement trimestriel à terme échu c'est pas mal.
D'autres avis ?
Bonjour,
Ce qui a été dit plus haut est ce qui se fait régulièrement. Néanmoins, il faut avoir en tête différentes choses. Le cout de « maintenance » est souvent un assemblage de couts de maintenance « éditeur » et de maintenance « revendeur ».
Il peut être intéressant économiquement que :
- soit inclus dans la partie « acquisition », 3, 4 ou 5 ans de maintenance « éditeur »,
- que la « maintenance », à chiffrer séparément, ne soit que la maintenance « revendeur » et de choisir le rythme de facturation qui vous convienne (trimestriel, annuel etc.).
En agissant ainsi, vos prix d'achats pour la partie maintenance « éditeur » seront globalement meilleurs. Quand vous achetez directement 3 ans, vous payez environ 30% moins cher qu'en achetant 3 x 1 an (les prix publics baissent, les niveaux de remise augmentent etc.).
Si vous partez sur une facturation annuelle, dans le bordereau de prix ou l'acte d'engagement, laissez si possible la possibilité de mettre des montants différents pour la première année et les années suivantes. Il arrive régulièrement que les éditeurs pratiquent des prix différents entre la première année et les années suivantes.
Si vous optez pour une facturation trimestrielle de la maintenance (maintenance éditeur incluse). Différents cas de figure peuvent exister : Votre revendeur fait la banque et accepte sans surcout de faire l'avance de trésorerie (il achète un an et vous refacture trimestriellement // il trouve un accord spécifique avec ses distributeurs/éditeurs..) ou bien il injecte dans ses montants, les surcouts liés à la mise en place d'un financement (et donc vous payez un peu plus cher sans le savoir). Néanmoins, la plupart du temps quand une facturation trimestrielle est demandée, il y a une majoration des couts.
Dans tous les cas, il est habituel d'exiger que les phases de garantie/maintenance ne démarrent qu'à la signature de la VSR.
Concernant les aspects prorata temporis, si vous êtes en mesure de donner des dates et des durées précises, c'est l'idéal. La problématique que rencontre les revendeurs est que les éditeurs ne peuvent pas / refusent de faire des offres pour une durée inférieure à un an...En revanche, il n'y a aucun problème pour obtenir des calages de dates pour des durées supérieures à un an (14 mois, 16 mois etc..). Il serait bon de mettre la phrase qui va bien dans les documents contractuels afin d'autoriser ceci.
Pour la partie à bon de commande, je vois régulièrement une approche plus simple. Les prix unitaire d'acquisition doivent comprendre un an de garantie/maintenance, puis il faut préciser le cout unitaire de renouvellement de maintenance pour les années suivantes. Ceci permet de gérer plutôt facilement les évolutions en cours de marché.
Dans tous les cas, vous pouvez demander des devis à vos fournisseurs (en leur précisant vos contraintes en matière de facturation, de calage de date etc). pour voir ce qui est le plus intéressant pour vous et voir de quelles manières élaborer vos grilles de prix. Les candidats devront alors s'adapter et que le meilleur gagne ;).