CRC et nomenclature achats

c'est vraiment dans le collimateur des CRC
RAPPORT D’OBSERVATIONS DÉFINITIVES ET SA RÉPONSE COMMUNE DU KREMLIN-BICETRE
https://www.ccomptes.fr/sites/default/files/2023-12/IDR2023-37.pdf

la computation c'est avant la passation, il faut anticiper

extraits :

5.2.1 La commune ne s’est pas dotée d’une politique d’achat
La politique d’achat suppose la mise en place d’objectifs quantitatifs à atteindre, ainsi
qu’un suivi effectif. La commune ne dispose pas d’une telle politique d’achat.

...

Lorsque la commune effectue un achat sur une nomenclature spécifique, le logiciel dispose d’une alerte sur l’existence d’un marché pour cette nomenclature. En revanche, il ne réalise pas de contrôle automatisé de la computation des seuils par catégorie homogène de fournitures ou de services. Ce travail doit être réalisé manuellement à deux moments : une fois que le BP est voté, ou à la clôture de l’exercice.
a limite de ce contrôle est qu’il se fait a posteriori, et qu’il est donc tardif. En outre, le contrôle pertinent pour computer les seuils est celui des nomenclatures, et non celui des tiers.
Selon la commune, sur la période 2016-2021, le service des finances exerçait un contrôle des commandes au moment du mandatement. Il vérifiait que les mandats relatifs à une commande s’inscrivaient dans un marché public. Il apparaît que ce contrôle opéré a posteriori est trop tardif et n’a pas empêché une proportion importante d’achats hors marché.

...

Elle n’a pas mis en place de cartographie des achats 67. Or, sur le plan règlementaire, cet outil permet de faciliter le travail de computation par catégorie homogène de fournitures ou de services ou par opération (pour les marchés de travaux). En outre, elle offre une visibilité sur les achats et les secteurs dans lesquels elle devra concentrer la négociation.
La chambre a réalisé une esquisse de cartographie des achats. En 2021, sur les dépenses de fonctionnement (chapitre 011), les montants les plus élevés concernent l’isolation (LMKB Group), l’alimentation (Fresca, Pomona Episaveurs), les produits de nettoyage (RQMS Services) et l’entretien et la réparation de chauffage (Brunier). Concernant les dépenses d’investissement, les montants le plus importants concernent l’entretien et la réparation de chauffage (Brunier), l’isolation (Sarmates) et la maintenance des constructions (Osanu Bat). En 2020, la cartographie des principales dépenses est relativement similaire.

67 Une cartographie des achats est une analyse fine des dépenses concernant les marchés, afin d’identifier les segments d’achats à forts enjeux (voir rapport IGF/IGA Revue de dépenses relatives à la fonction achat des collectivités territoriales, avril 2016, p. 24 du rapport, p.13 de l’annexe n° 5 relative à l’organisation, professionnalisation et pilotage interne de la fonction achat, et p.15 de l’annexe n° 6 relative à l’analyse de la maturité de la fonction achat des collectivités territoriales).

et la conclusion :
CONCLUSION INTERMÉDIAIRE ______________________
Le service de la commande publique est composé d’agents formés à ses spécificités.
La commune ne dispose pas de tableau de bord satisfaisants permettant d’avoir une vision globale et complète des marchés publics (nombre et montants).
Elle ne s’est pas dotée d’une politique d’achat comprenant des indicateurs de suivi. Elle recourt néanmoins à une mutualisation de ses achats à travers l’adhésion à des syndicats et en s’adressant à des centrales d’achat. Elle met l’accent sur la définition des besoins et intègre des objectifs de développement durable. Son action au moyen de marchés visant à réduire la consommation énergétique est bienvenue dans le contexte actuel d’évolution des prix de l’énergie.
Si les procédures internes sont formalisées, l’usage du système d’information est perfectible, notamment en mettant en place une cartographie des achats (préalable nécessaire à la mise en place d’une politique d’achat) et en réalisant un meilleur suivi des achats « hors marchés ». Or, certaines dépenses « hors marchés » sont supérieures aux seuils au-delà desquels une publicité est obligatoire. Ce point avait déjà été relevé dans le précédent rapport de la chambre.
Dans le cadre de la procédure de passation, la commune doit renforcer sa méthode de chiffrage prévisionnel des marchés publics et travailler à la définition plus précise de ses besoins afin de favoriser une concurrence plus forte des opérateurs lorsque cela est possible.