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Auteur Fil de discussion: Organisation finances achats  (Lu 697 fois)
raffalli2
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« le: Novembre 10, 2022, 01:30:10 »

Bonjour,
Travaillant à la tête du service achats dans une commune entre 10 et 50 000 habitant je dois suite à mon arrivée travailler sur une nouvelle organisation.
En moins de 2 ans, une nouvelle équipe dgs, directeur achats, directeur finances s est mise en place
Cela passe notamment sur la répartition des rôles service achats et financier

Constat :
Problème de communication entre les anciens responsables finances et achats, une direction générale pas été saisie ou vu les problèmes
pas de réglement, ou guide interne de nos procédures financières et achats
Absence de formation en achat et marches dans les 2 services
Forte centralisant au niveau direction et manque d autonomie des agents
Service achats créé les dossiers sur logiciel financier, contrôle les bons de commande lue à un accord cadre ou passe en isole
Service finances créé les dossier sur logiciel comptable et les engagements pour les contrats pour lesquels il n y a pas eu de procédure marche et pour les marchés forfaitaires comme travaux et études

Une trésorerie qui a encore changé avec de nouvelles exigences par exemple les petits contrats de 8 000 doivent être enregistrés en marchés pour helios (juridiquement ça s entend car un contrat est souvent un marché, sauf que souvent une fois qualifié en mp, la tp a la même exigence sur les factures que pour celles liées à un marché passé en aoo, ce qui engendre du temps pour mon service à expliquer les choses et pénalisé les structures privées)

Je voulais échanger avec des collègues dans des structures équivalentes pour voir comment il avait fonctionné. L enjeu est que tout ne repose pas sur les achats mais également que les finances puissent suivre.
Il y aura probablement à terme une fusion mais rien de clair. Je précise que les rapports sont constructifs avec mon homologue financier.

J ajoute pour ceux qui diraient que c est pas possible de voir encore cela en 2022, je préciserai que dans de nombreuses structures administratives on en est encore là car on a toujours pas compris l. Importance d une vraie politique de formation notamment continue. Tant que l on pensera que il suffit de recruter une personne car elle a eu son concours car elle maîtrise le plan en 2 partie et 2 sous partie, je doute que on ira très loin lol.... Tant que l on pensera que la formation c est des agents absents, on aura encore des problèmes...

Merci d avance si besoin a échanger en mp voire après par téléphone
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« S'il n'y a pas de solution, c'est qu'il n'y a pas de problème. »,
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les Shadoks
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« Répondre #1 le: Novembre 16, 2022, 11:49:47 »

Bonjour, des retours d expérience?
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les Shadoks
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Triste monde tragique


« Répondre #2 le: Novembre 16, 2022, 04:21:00 »

Salut l'ami,

désolé je te vois sans réponse alors je me permets, sans pour autant avoir l'expérience dont tu parles, de te faire part de mes impressions.

À mon sens il y a 2 choses à articuler avec les finances :
- une vision stratégique de l'achat public, qui doit conduire à recruter/former des acheteurs publics pour optimiser les finances de la collectivité
- l'exécution des marchés au fil de l'eau, qui doit conduire pour les agents des finances à faire comprendre leur paradigme aux acheteurs, qui en contrepartie doivent s'inquiéter des soucis d'exécution en perspective et adapter en conséquence les clauses contractuelles

Pour ma part, le service des finances est le premier service intra avec lequel j'ai toujours pris contact dès ma prise de poste, pour m'assurer qu'en cas de difficulté, ils me solliciteraient avant d'hurler au problème, et pour leur indiquer qu'en amont je serais toujours attentif à l'exécution du marché, de la définition du besoin jusqu'à la liquidation des dépenses.

Mais quand tu dis que tout ne doit pas reposer sur les achats...je ne suis pas complètement d'accord : quelque part, quand on fait bien notre travail les finances n'ont plus qu'à exécuter. C'est surtout en amont qu'ils sont utiles, pour nous expliquer ce dont ils ont besoin pour que lors de l'exécution il n'y ait aucune anicroche.

Pour finir avec ce que tu dis du recrutement des agents, je suis entièrement d'accord : moi-même je n'ai évolué en tant qu'acheteur que lorsque j'ai eu la curiosité et qu'on m'a laissé l'autonomie de chercher comment mieux acheter. Sorti du concours tu n'es bon qu'en administratif. Mais je n'ai pu faire ça qu'en étant sûr de ma compétence juridique à la base, ça me semble être un prérequis. Sinon les "vrais" juristes vont en permanence bricoler pour faire rentrer les projets des acheteurs dans le Code.

Je sais que je ne t'aide pas vraiment, mais si j'ai une chose à faire passer c'est celle-ci : quand on connaît le métier d'en face, on sait comment anticiper les soucis qu'il peut rencontrer. Cette seule considération rend les relations infiniment meilleures. Pour ma part je suis le seul juriste marché que je connaisse que tout le monde apprécie. Deux collectivités m'ont demandé de revenir uniquement parce que ça se passait super bien avec mes homologues des finances, c'est dire à quel point c'est important cette articulation. C'est donc super opportun toutes ces questions, et ça devrait intéresser tout le monde Sourire
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* cette signature est magnifique *

- lisez la désencyclopédie...vous n'apprendrez rien, mais dans la bonne humeur
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« Répondre #3 le: Novembre 16, 2022, 05:31:53 »



Je rejoins globalement l analyse même si selon moi il faut intégrer la dimension contrôle de gestion qui doit soit faire l objet d un service à part soit intégrer les finances.
Autre remarque
Même dans l hypothèse ou les achats font bien leur travail, ils peuvent être amené à être dérangé par les finances à cause des rejet de la trésorerie ce qui peut vite êtres démotivant et chronophage.

Merci en tout cas pour ce témoignage
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les Shadoks
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« Répondre #4 le: Novembre 17, 2022, 07:31:41 »

Bonjour

[voilà c'est çà de recruter des agents avec concours...] Grimaçant

Citation
Une trésorerie qui a encore changé avec de nouvelles exigences par exemple les petits contrats de 8 000 doivent être enregistrés en marchés pour helios (juridiquement ça s entend car un contrat est souvent un marché, sauf que souvent une fois qualifié en mp, la tp a la même exigence sur les factures que pour celles liées à un marché passé en aoo, ce qui engendre du temps pour mon service à expliquer les choses et pénalisé les structures privées)

tous les contrats satisfaisant un besoin en matière de travaux, fourniture et service sont des marchés même pour 3€
Une rencontre avec votre interlocuteur DRFiP pourrait amener à revoir leurs exigences absurdes.

Plusieurs actions jackpot pour gagner du temps :
- passer des accords-cadres pluri-annuels et former les directions opérationnelles à leur exécution
- Les engagements financiers dégagent du service achat et restent exclusivement aux finances. Les achats n’interagissent avec le SI finances que pour saisir les marchés (ou compléter la saisie des OS, avenants ou autres documents contractuels justificatifs de dépense) et notamment les prix BPU, pour le reste lecture seule
- tous les achats dissidents demeurent dans les directions. Le service achat montera des consultations selon les priorités définies par la hiérarchie. A l'impossible nul n'est tenu.
-
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« Répondre #5 le: Novembre 17, 2022, 12:05:41 »

Je n avais pas pensé à des engagements mini sur certains achats ça peut être une piste.. Merci

Pour la drfip, déjà on doit voir 1vec notre trésorerie pour éviter de court cicuiter.

Mais depuis des années que je pratique les rapports avec les services de l état, certains aiment bien jouer des coudes pour dire vous collectivité vous êtes des petits joueurs, c est l état qui sait gérer..

J ai comme même eu alors que notre trésorerie était d accord de faire un simple courrier, la drfip qui voulait qu on fasse des avenant à tous nos marchés pour acter leur fermeture...

Je suis d accord étant juriste de dire que un achat peut être assimilé à un marché même de faible montant. Sauf que les trésorier parfois à cause de la peur des crc demandent un grand nombre de documents si on type en marche tel ou tel mandat

On peut espérer que ils seront moins pénibles à compter du 1er janvier mais c est un autre débat..
On a déjà des accords cadres que j ai amélioré avec un maxi global et non annuel.
Former est en effet une priorité mais c est pas en quelque mois qu on forme surtout qu on manque d un ou deux profils administratifs pour gérer tout ce nouveau circuit. Sauf que la hausse de prix sur les fluide réduit nos marge de masse salariale d autant que certains agents gagnerait à être revaloriser mais le discours c est passer des concours lol

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