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Auteur Fil de discussion: Tableaux de bord, rétroplanning, diagramme de GANTT,...  (Lu 2806 fois)
Dorca
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« le: Janvier 05, 2017, 03:25:24 »

Certains ont ça en stock? J'aimerai formaliser davantage les choses pour éviter les ratés et assurer la mémoire des différentes consultations !  Grimaçant

Je prends tout : préparation, passation, exécution, évaluation, chaussures contrefaites, spiritueux et autres réjouissances! Clin d'oeil

A vot' bon coeurs  Souriant
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« Répondre #1 le: Janvier 27, 2017, 07:11:16 »

Eviter les rétroplanning

Car çà oblige souvent à faire rentre des tâches qui normalement ne rentre pas dans le délai
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« Répondre #2 le: Janvier 27, 2017, 08:18:08 »

qu'on le fasse dans un sens ou l'autre le résultat est le même puisque l'on a une demande de date de notification ....
l'important c'est de connaître les pratiques de son environnement propre avec quelques statistiques et une anticipation
il faut faire une planification des tâches ....
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Lolila
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« Répondre #3 le: Janvier 27, 2017, 09:57:28 »

c'est pourtant bien, les rétroplannings, pour voir où ça dérape et comment améliorer les phases semblant anormalement longues
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« Répondre #4 le: Janvier 27, 2017, 12:41:52 »

Si vous avez des modèles  Roulement des yeux
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« Répondre #5 le: Janvier 27, 2017, 01:01:27 »

Nous on a un tableau avec au moins 10 colonnes dans lequel on met le montant, la procédure et toutes le différentes dates (DCE, AAPC, PV ouverture, analyse, CAO jusqu'à l'avis d'attribution et même l'observatoire des MP). On peut faire des tris, etc. Cela me permet également de faire un bilan sur les délais de procédures. C'est assez simple finalement.
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« Répondre #6 le: Janvier 27, 2017, 01:41:43 »

Si vous avez des modèles  Roulement des yeux
désolée je n'ai plus de modèles

mais c'est facile à reconstituer, en prenant toutes les étapes de la procédure. Perso je changeais la couleur de la date pour que ceux qui consultent le tableau de toutes les consultations en cours (les techniciens ou la hiérarchie), puissent différencier le prévisionnel du réalisé.
Quand la case était colorée, c'était fait. Sinon, c'était une date espérée.
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« Répondre #7 le: Mars 01, 2017, 12:25:27 »

Nous avons un tableau excel monstrueux de suivi qui démarre de la saisine de la procédure jusqu'à la notification du marché avec comme jalons les étapes importantes de la consultation. Il permet également de faire le suivi des modifications.
Depuis quelque temps je cherche une manière plus ergonomique et intuitive de le faire. Mais je n'ai aucune idée.
Donc je suis preneuse si vous avez des modèles.
Merci
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« Répondre #8 le: Mars 02, 2017, 07:30:47 »

c'est pourtant bien, les rétroplannings, pour voir où ça dérape et comment améliorer les phases semblant anormalement longues

Le rétroplanning ne permet pas de voir où çà dérape, il déroule un process en partant de la fin

Très dangereux.
Dire : "je dois notifier le marché au plus tard le JJ/MM/17" sans avoir au préalable détaillé chaque phase et établit le chemin critique (c'est à dire faire le planning) risque de réduire certaines phases en deçà du temps nécessaire pour les réaliser

Un planning non rétro permet de connaître quelle sera la date de fin du projet. Et celle-ci sera surement différente (dans 95% des cas) de celle envisagée à brûle pourpoint.

Par définition, ex nihilo, on sait quand on commence, on ne sait pas quand on fini
Après avoir réalisé un planning, on sait enfin quand on doit finir et l'hypothèse est raisonnable
Le rétro planning fait souvent commencer avant aujourd'hui...

Nous avons un tableau excel monstrueux de suivi qui démarre de la saisine de la procédure jusqu'à la notification du marché avec comme jalons les étapes importantes de la consultation. Il permet également de faire le suivi des modifications.

46 colonnes chez nous sur la table principale source de données des TCD annexes qui calculent les statistiques et ratio permettant le pilotage du service
Malheureusement sur EXCEL 2003, on ne peut pas faire grand chose sans maîtriser le VBA

Si j'avais ACCESS ou maîtrisais un peu plus la programmation, je pense que j'aurai quelque chose de plus ergonomique avec des tables interconnectées (CONSULTATION / CONTRAT / OPERATEURS / SERVICES / NOMENCLATURE...)
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« Répondre #9 le: Mars 02, 2017, 08:34:03 »

le plus important c'est d'avoir un planning réaliste par rapport aux pratiques de votre collectivité !
le débat sur faut il démarrer par aujourd'hui et les tâches à venir ou la date de fin et remonter n'a pas le plus grand intérêt si vous n'êtes pas prêt à l'établir très tôt ....c'est la seule possibilité pour avoir une planification de votre travail dans la bonne humeur .....
évidemment il ne faut pas diffuser  des plannings initiaux  qui ont des taches en retard !
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« Répondre #10 le: Mars 02, 2017, 12:28:51 »

Le rétroplanning ne permet pas de voir où çà dérape, il déroule un process en partant de la fin
Si, en comparant le planning établi initialement avec le résultat à l'arrivée (en examinant ligne par ligne et non pas en notant simplement le décalage de la noification)

Le rétroplanning est nécessaire dans le cas de marchés à reconduire

Pour les marchés "neufs", c'est en effet juste un planning, en partant du début et non de la fin
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« Répondre #11 le: Mars 02, 2017, 12:51:18 »

Si, en comparant le planning établi initialement avec le résultat à l'arrivée (en examinant ligne par ligne et non pas en notant simplement le décalage de la noification)

Le rétroplanning est nécessaire dans le cas de marchés à reconduire

Pour les marchés "neufs", c'est en effet juste un planning, en partant du début et non de la fin

Si vous avez déjà atteint votre objectif rien ne sert de planifier

La planification n'est pas la cartographie de ce qui a été fait mais la représentation de ce qui se fera
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« Répondre #12 le: Mars 03, 2017, 07:03:46 »

Si vous avez déjà atteint votre objectif rien ne sert de planifier
je ne comprends pas cette phrase : comment puis-je avoir atteint mon objectif avant même d'avoir lancé le marché ?

Mes plannings sont toujours tombés justes, dans 99% des cas, parce que je prends en compte les délais internes de validation et de signature pratiqués dans la collectivité.

Il faut bien, au démarrage, être en mesure de dire au technicien à quelle date pourra être donné le premier coup de pioche (ce que veut savoir son élu), ou s'il va y avoir une interruption dans un service de collecte des déchets...
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« Répondre #13 le: Mars 03, 2017, 10:50:31 »

je ne comprends pas cette phrase : comment puis-je avoir atteint mon objectif avant même d'avoir lancé le marché ?

Mes plannings sont toujours tombés justes, dans 99% des cas, parce que je prends en compte les délais internes de validation et de signature pratiqués dans la collectivité.

Il faut bien, au démarrage, être en mesure de dire au technicien à quelle date pourra être donné le premier coup de pioche (ce que veut savoir son élu), ou s'il va y avoir une interruption dans un service de collecte des déchets...

Vous avez dit çà :
"Si, en comparant le planning établi initialement avec le résultat à l'arrivée (en examinant ligne par ligne et non pas en notant simplement le décalage de la noification)"
Si résultat à l'arrivée, vous avez donc lancé le marché et même plus que çà!

Dans votre dernier post
Vous parlez de "démarrage" donc de planning pas de rétroplannings
Vous parlez de premier coup de pioche donc de planning pas de rétroplannings
« Dernière édition: Mars 03, 2017, 11:15:07 par fanchic » Journalisée
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« Répondre #14 le: Mars 03, 2017, 11:18:32 »

La planification nécessite une base de référence : une connaissance des temps standards(1) par type de tâches est nécessaire.
Au dela, la gestion de planning revient assez souvent à une gestion des marges(2), de la disponibilité des ressources et des aléas.

Un planning sans marge sera rarement tenu(3) => Un planning tenu avait des marges.

Une bonne partie du problème est de rendre les marges explicites(4) et de savoir comment sont prises les décisions d'allocation des ressources.
Il peut être intéressant de passer d'une vision chemin critique à une vision chaine critique, ne serait ce que pour voir quelles sont les difficultés habituellement rencontrées.


Pour la gestion de procédure un bon tableau peut suffire mais ne va t-on pas vouloir faire évoluer les processus et  dans ce cas quelles sont les informations dont on souhaite disposer ?

i.e. :
Le service valide les dossiers en 15 jours,
Souhaite t-on savoir
- si dans ces 15 jours quelle est la la durée totale consacrée à la vérification (peut être un 1/2 journée) ?
- d'où proviennent les 15 jours :
. demandes de compléments et de modification
. processus interne de validation
. lissage du plan de charge


Il faut donc savoir quelles sont les finalités du tableau de bord :
- checklist
- planification
- information des autres services
- reporting
- alimentation du processus d'amélioration continue
...


-------------------------
1,2,3,4) et cela pourrait continuer : il y a un très gros parallèle avec la gestion financière d'un projet.

« Dernière édition: Mars 03, 2017, 04:48:26 par hpchavaz » Journalisée

Disclaimer :Je ne suis pas juriste. Mes contributions ne sont pas des avis juridiques ; elles ne sont que des avis d'un praticien.

Et maintenant autre chose
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« Répondre #15 le: Mars 03, 2017, 04:26:21 »

fanchic tu aurais un modèle à présenter ?  Tire la langue
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« Répondre #16 le: Mars 03, 2017, 04:56:56 »

au temps pour moi je parlais en effet plutôt de plannings.

En pratique, je commence par un rétroplanning... pour démontrer que ce n'est pas possible car l'AAPC aurait dû être publié le mois dernier, alors on le transeforme en planning
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« Répondre #17 le: Mars 06, 2017, 06:58:23 »

au temps pour moi je parlais en effet plutôt de plannings.

En pratique, je commence par un rétroplanning... pour démontrer que ce n'est pas possible car l'AAPC aurait dû être publié le mois dernier, alors on le transeforme en planning

Je connais aussi ce problème! Grimaçant

fanchic tu aurais un modèle à présenter ?  Tire la langue

Un planning reste un planning

J'ai l'habitude de cartographier ma procédure sous BIZAGI PROCESS MODELER (c'est gratuit)
Ensuite, je communique simplement avec le service client et la hiérarchie en omettant toutes les tâches mais en ne citant que les jalons principaux
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« Répondre #18 le: Mars 06, 2017, 10:14:07 »

c'est un logiciel en créole réunionnais ?  Tire la langue
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« Répondre #19 le: Mars 06, 2017, 11:38:26 »

c'est un logiciel en créole réunionnais ?  Tire la langue

Si tel était le cas, il serait constamment en retard Indéci
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« Répondre #20 le: Octobre 14, 2019, 10:30:53 »

Je relance le sujet, est ce quelqu'un aurait un tableau de programmation
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regardez Thomas Edison, sinon comment vous expliquez que les ampoules ont la forme de seins !
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« Répondre #21 le: Octobre 14, 2019, 03:35:20 »

première fois que je le fais (marchés de prestations de service ayant les mêmes dates de fins de marchés), consultations en AOO ...
suite à une réorganisation, les prescripteurs sont nouveaux et j'en ai assez de les driver et faire le gros du boulot.

OBJECTIF : responsabiliser les prescripteurs par rapport à leur "disponibilité" pour la relance de LEUR marché. c'est simple, c'est fait maison et ça pourra servir de réveil au cas où il y en aurait un qui s'endormirait  Grimaçant
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« Répondre #22 le: Octobre 15, 2019, 08:37:08 »

Je ne discute pas les délais qui sont les votres. Sourire Quel logiciel avez vous utilisez ? Pouvez vous nous faire un rex sur l'utilisation ? Sourire
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« Répondre #23 le: Octobre 15, 2019, 08:59:51 »

première fois que je le fais (marchés de prestations de service ayant les mêmes dates de fins de marchés), consultations en AOO ...
suite à une réorganisation, les prescripteurs sont nouveaux et j'en ai assez de les driver et faire le gros du boulot.

OBJECTIF : responsabiliser les prescripteurs par rapport à leur "disponibilité" pour la relance de LEUR marché. c'est simple, c'est fait maison et ça pourra servir de réveil au cas où il y en aurait un qui s'endormirait  Grimaçant


8 semaines d'analyse?
4 semaines pour l'attribution?

Par contre je salue votre volonté de donner du temps à la rédaction du cahier des charges
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« Répondre #24 le: Octobre 15, 2019, 09:13:07 »

Ha, oui, les délais sont "luxueux", pour une fois, mais il y aura bien des décalages... oui, je m'y suis prise TRES TRES à l'avance parce que je connais mes copains....
et qu'il y a les fêtes de fin d'année, juillet/août.....
ce sont en tout 6 marchés de prestations de service essentiels à notre fonctionnement, d'une durée de 5 ans avec reprise du personnel à chaque fois...

comme je l'ai dit, c'est fait maison avec Excel parce que je n'avais pas le temps d'apprendre à faire un Gantt... je n'ai encore aucun retour d'expérience parce que c'est la première fois que je le fais sous cette forme. et là il ne s'agit pas des services techniques avec qui, en général, ça roule tout seul.
6 marchés répartis sur 2 nouveaux prescripteurs, avec des clauses spécifiques de sûreté et sécurité...
Réunion de cadrage : leur faire comprendre leur responsabilité et l'importance de la bonne expression de besoins ! et avec ce tableau ils ne pourront pas dire "ah j'savais pas... j'ai pas eu le temps...". et pour quelqu'un qui ne connaît rien aux marchés publics, je trouve ça assez explicite quant aux étapes essentielles d'une procédure de consultation formalisée.
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« Répondre #25 le: Octobre 15, 2019, 10:01:27 »

C'est + ou - ce que je recherche mais quelque chose de standardiser pour tout type de consultation.
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