Bon de commande signé par une personne non habilitée : qui paye (ou pas ?)

[Shmouck]

Bonjour,

Question qui se pose je présume assez fréquemment mais pourtant j'ai trouvé peu de littérature sur le sujet. Concrètement, dans un EPS il arrive que des commerciaux en quête de chiffre s'aventurent jusque dans les bureaux des médecins, y présentent leur matériel, et sortent du chapeau en fin d'entretien le bon de commande qui va bien, en assurant le praticien de ce que "non non non, c'est pas un marché public, mon beau frère est avocat il me l'a dit". Parfois c'est le médecin qui signe, parfois c'est le cadre du service... Mais l'un comme l'autre n'ont aucune délégation pour le faire.

Comment gérer ce type de cas ? Par défaut dans la mesure où en général on a aucune preuve de ce que la prestation a été réalisée, on ne paye pas, mais dans l'absolu, quelle responsabilité l'établissement conserve-t-il quand l'un de ses agents, non habilité, à tout de même engagé une dépense en son nom (nemo auditur propriam turpitudinem allegans, ce serait quand même moche de se cacher derrière les turpitudes de son propre subordonné quand in fine la prestation a quand même bénéficié à l'établissement) ? Existe-t-il un partage des responsabilités entre le prestataire qui n'a pas vérifié la compétence du signataire du bon de commande, l'agent ayant engagé la commande et son établissement ?

Merci pour vos éclaircissements.

[hpchavaz]

Cela ne répond pas à la question mais la première mesure me semble être de rappeler la règle :
- note de service interne, mais la remontée de bretelles peut se faire tout de suite
- courrier circulaire aux fournisseurs (commercial et conformité), vous serez alors beaucoup plus à l'aise pour ne pas payer

[Shmouck]

Je partage vos recommandations, mais c'est justement pour mettre un peu de poids dans l'argumentation et être cohérent dans la démarche que je souhaite creuser un peu les véritables conséquences tant pour l'acheteur que pour le fournisseur dans ce genre de configuration.

[Michel]

Je partage l'avis précédent.
1) remontage de bretelle du signataire, par courriel écrit (copie conservé, versé au dossier RH de l'intéressé) ; et par oral en face à face
2) refus de payer pour absence de bon de commande valable ; exigez le "bon le livraison du matériel avec signature d'une personne habilité
 d'une manière générale, le bon de Livraison est plus important que le bon de commande ou la facture, il est l'élément de transfert de propriété et de responsabilités
et donc Pas de BL = Pas de paiement.
3) Note de Service écrit en gros caractères   (et pour ceux qui ont déjà fauté ou s'apprête à le faire, remise en main propre contre signature de votre exemplaire)
3 bis) faite porter les même mentions ou équivalentes au règlement intérieur de l'établissement
4) Courriel général à tous les fournisseurs

Bon il ne faut pas trop rêver, mais cela vous défouleras, et réduira les exactions de commandes hasardeuses

[Shmouck]

Je partage l'avis précédent.
1) remontage de bretelle du signataire, par courriel écrit (copie conservé, versé au dossier RH de l'intéressé) ; et par oral en face à face
2) refus de payer pour absence de bon de commande valable ; exigez le "bon le livraison du matériel avec signature d'une personne habilité
 d'une manière générale, le bon de Livraison est plus important que le bon de commande ou la facture, il est l'élément de transfert de propriété et de responsabilités
et donc Pas de BL = Pas de paiement.
3) Note de Service écrit en gros caractères   (et pour ceux qui ont déjà fauté ou s'apprête à le faire, remise en main propre contre signature de votre exemplaire)
3 bis) faite porter les même mentions ou équivalentes au règlement intérieur de l'établissement
4) Courriel général à tous les fournisseurs

Bon il ne faut pas trop rêver, mais cela vous défouleras, et réduira les exactions de commandes hasardeuses

La plupart du temps il n'y a en effet pas de BL, ou de bordereau quelconque... mais il y a intervention, cad qu'on a un implant dans le corps d'un patient, un appareillage biomédical au chevet d'un autre, etc... et là dans l'intérêt du patient on est corporate.

En dehors de ces cas particuliers en tout cas, en l'absence de bon de commande régulier ou de preuve du service fait, l'entreprise disposerait-elle de recours particulier contre l'établissement ?

Donc juridiquement en tout cas, en de hors de ces cas particuliers, si pas de commande, commande par une personne non habilitée, ou commande mais pas

[mighty]

Attention à la théorie de l apparence. Si un agent signe vous êtes engagés vis à vis de l'entreprise car elle n'est pas censé connaître les habilitations particulières de chaque structure...

[Shmouck]

Attention à la théorie de l apparence. Si un agent signe vous êtes engagés vis à vis de l'entreprise car elle n'est pas censé connaître les habilitations particulières de chaque structure...

Pour cela il faudrait tout de même qu'un labo pharmaceutique ignore que dans un EPS les médecins et les cadres de santé ne sont pas compétents, sauf délégation spécifique (ce qui n'est jamais le cas) pour signer un marché, sachant qu'ils sont eux mêmes aller traiter en direct avec tel ou tel médecin, en mettant volontairement de coté les interlocuteurs officiels de l'établissement.

...  non ?

[Ponta]

Attention à la théorie de l apparence. Si un agent signe vous êtes engagés vis à vis de l'entreprise car elle n'est pas censé connaître les habilitations particulières de chaque structure...

+1.

[Vivaelparaguay]

pis si il suffit à quelqu'un de dire "abba je savais pas" pour vous mettre en difficulté...inquiétez vous 

[mighty]

Ben vous devez effectivement sensibiliser, communiquer, etc. Mais simplement je rappelle que s'il signe l'entreprise pourrait vous faire dire que vous êtes engagés. Et ce qui est un peu normal aussi. Le commercial ne va quand même pas à chaque fois demander les habilitations etc. SI vous signez c'est que vous avez le droit de le faire.
Un rappel sur le pouvoir de signature, les risques et les engagements ne fait jamais de mal

[dominique]

Attention à la théorie de l apparence. Si un agent signe vous êtes engagés vis à vis de l'entreprise car elle n'est pas censé connaître les habilitations particulières de chaque structure...

J'allais le dire et sur cette question, lire l'article que j'ai signé avec Me Lanzarone "Les délégations de signature des marchés publics communaux. Entre formalisme et pragmatisme". http://www.courrierdesmaires.fr/73691/formalisme-et-pragmatisme-des-delegations-de-signature-des-marches-publics-locaux/
Le raisonnement est similaire dans votre secteur
Grosso modo, le juge administratif estime que si l’administration tolère l'exécution sans réagir, cela vaut signature (mais le juge pénal a aussi sa propre analyse et peut poursuivre les auteurs et complices s'il y a délit d'avantage injustifié dans les marchés publics)

Dominique Fausser

[hpchavaz]

J'ajoute que
1/ le secteur de la santé est soumis à des contraintes particulièrement strictes en la matière
2/ le fournisseur doit avoir une code déontologique ou quelque chose qui y ressemble détallant l'application de cette réglementation et vous devriez pouvoir lui rappeler/opposer ce code
3/ le fournisseur doit sans doute avoir un référent conformité avec lequel vous pourriez prendre contact

Outre la théorie de l'apparence, il ne peut y avoir enrichissement sans cause donc si cela correspond à votre besoin ...

[Shmouck]

Ben vous devez effectivement sensibiliser, communiquer, etc. Mais simplement je rappelle que s'il signe l'entreprise pourrait vous faire dire que vous êtes engagés. Et ce qui est un peu normal aussi. Le commercial ne va quand même pas à chaque fois demander les habilitations etc. SI vous signez c'est que vous avez le droit de le faire.
Un rappel sur le pouvoir de signature, les risques et les engagements ne fait jamais de mal

A chaque fois non, mais s'introduire sous des prétextes plus ou moins fallacieux dans les services de soin pour ensuite vendre son matos aux cadres de santé et praticiens avec le bon de commande pré-rempli qui dépasse de la sacoche, ça sous-entend quand même de pas tomber de sa chaise quand on découvre qu'ô surprise, dans un EPS comme dans une clinique ce n'est pas le personnel médical ou paramédical qui gère la caisse, a fortiori dans un EPS soumis aux dispositions applicables en matières de marchés publics...  N'est-ce pas là d'ailleurs le sens de la position du CE "si le cocontractant a lui même commis une faute grave en se prêtant à la conclusion d'un marché dont, compte-tenu de son expérience, il ne pouvait ignorer l'illégalité, et que cette faute constitue la cause directe  de la perte du bénéfice attendu du contrat, il n'est pas fondé à demander l'indemnisation de ce préjudice" ?

Je suis tombé sur un cas similaire avec une directrice d'école maternelle qui a signé un contrat pour la location d'un photocopieur, et ou la CAA de Versailles ( 7/07/17, N° 15VE02279) a considéré que le loueur, en sa qualité de professionnel du secteur, ne pouvait ignorer qu'une école maternelle ne disposait pas de la personnalité juridique, et qu'en conséquence sa directrice ne pouvait valablement engager la commune, ce de quoi elle en déduit l'absence de préjudice indemnisable pour le loueur.

Je ne nie pas que l'établissement y a trouvé son compte, mais avec un bon millier d'agents médicaux et paramédicaux qui sont régulièrement démarchés par des commerciaux qui savent pertinemment ce qu'ils font, il faut aussi que chacun assume le risque qu'il prend.

J'allais le dire et sur cette question, lire l'article que j'ai signé avec Me Lanzarone "Les délégations de signature des marchés publics communaux. Entre formalisme et pragmatisme". http://www.courrierdesmaires.fr/73691/formalisme-et-pragmatisme-des-delegations-de-signature-des-marches-publics-locaux/
Le raisonnement est similaire dans votre secteur
Grosso modo, le juge administratif estime que si l’administration tolère l'exécution sans réagir, cela vaut signature (mais le juge pénal a aussi sa propre analyse et peut poursuivre les auteurs et complices s'il y a délit d'avantage injustifié dans les marchés publics)

Dominique Fausser

Pour qu'elle tolère encore faut-il qu'elle ait connaissance de ce que la prestation est exécutée, or dans ce genre de cas, on découvre souvent le pot-aux-roses en même temps que la facture qui, elle, par un divin hasard, arrive au bon service...

Article qui semble fort intéressant, mais mon établissement n'est pas abonné à cette revue  :/

[Michel]

Faites apposé "partout" (couloirs, ascenceurs, . . . )   des plaquettes (en vente sur internet ou ugap)   (ou même des impressions laser) des affichettes écrites grosses :
"L'accès de ce bâtiment est strictement interdit aux commerciaux, représentants, démonstrateurs, colporteurs, queteurs ... "

. . . sous peine létale !