Les achats dans une collectivité : hors marchés et aucun suivi

[anneclaudie]

Bonjour.
Cela fait 1 an que je bosse dans une mairie et je trouve que nous avons énormément de commandes hors marchés alors même que certains achats auraient pu passer sur marché.
Et pour certains achats : billet de spectacle ou conception de spectacles les montants des commandes sans marches et voire sans mise en concurrence sont vertigineux...
Nous savons que ces commandes sont hm puisque qu'elles ne sont pas enregistrées au service commande publique.
Comment sont gérés vos achats ? Centralisés ? Chaque service se gère sans recensement des besoins des autres ? Vous avez beaucoup de hors marchés ?
Merci pour vos réponses.

[Michel]

les montants […] sont vertigineux…

Vertigineux, c'est combien ?

elles ne sont pas enregistrées au service commande publique.

Comment et par qui sont elles payées ?

[janjan35]

Bonjour.
Cela fait 1 an que je bosse dans une mairie et je trouve que nous avons énormément de commandes hors marchés alors même que certains achats auraient pu passer sur marché.
Et pour certains achats : billet de spectacle ou conception de spectacles les montants des commandes sans marches et voire sans mise en concurrence sont vertigineux...
Nous savons que ces commandes sont hm puisque qu'elles ne sont pas enregistrées au service commande publique.
Comment sont gérés vos achats ? Centralisés ? Chaque service se gère sans recensement des besoins des autres ? Vous avez beaucoup de hors marchés ?
Merci pour vos réponses.

Bonjour,

Chez nous en principe dés 25 000 € Ht c'est notre service qui prend les commandes, mais bon en allant fouiner sur notre progiciel comptable et notamment certains arts comptables (dans les 60XXX) je remarque que certains achats en cumulé dépassent les 25 000 € HT et bien entendu sans mise en concurrence. C'est le cas de nos fournitures administratives qui sur 3 ans dépassent les 25 000 € HT.

[speedy]

pourquoi cumuler sur trois ans ?  vous auriez des marchés de moins de 25000 mais sur trois ans ?

[Ponta]

Anneclaudie, je rencontre le même problème avec en plus des services qui me font des travaux avec différents prestataires pour encore plus brouiller les pistes.

Il n'y a pas 36 solutions, il va falloir faire rentrer dans le rang ces achats. Seulement le chantier peut être titanesque.
J'ai travaillé en lien avec la direction financière pour identifier les achats hors marchés les plus élevés et problématiques. Et j'ai commencé marché par marché à reprendre du terrain. Je vous cache pas que c'est laborieux et long de convaincre des services de se mettre aux marchés publics. Mais avec de la pédagogie et s'y vous arrivez à lever les freins, vous réussirez à convaincre les plus réticents.

L'idée est d'impulser une dynamique et de montrer votre bonne foi en cas de contrôle de la CRC.

[janjan35]

pourquoi cumuler sur trois ans ?  vous auriez des marchés de moins de 25000 mais sur trois ans ?

Bonjour,

Le hors marché par an est en dessous de 25 000 € HT. Mais si je lance un marché je le ferai sur idéalement 3 ans ( voire 4 ans), je ne relancerai pas tous les ans la consultation.

[mbodier]

Pour ces achats récurrents, le décret (article 21) renvoie à une évaluation du seuil sur une période de 12 mois .
Personnellement, je trouve que c'est un saucissonnage artificiel, mais réglementaire.

[janjan35]

Pour ces achats récurrents, le décret (article 21) renvoie à une évaluation du seuil sur une période de 12 mois .
Personnellement, je trouve que c'est un saucissonnage artificiel, mais réglementaire.

Bonjour,

oui c'est vrai mais je mets en lien avec la 1ére phrase de l'art 20.

[mbodier]

Je suis d'accord avec toi et d'instinct, je ferai une évaluation sur 4 ans.
Mais le décret me dit le contraire. Ce qui me contrarie pour imposer des marchés.

[lepouch]

Cela fait 1 an que je bosse dans une mairie et je trouve que nous avons énormément de commandes hors marchés alors même que certains achats auraient pu passer sur marché.
Et pour certains achats : billet de spectacle ou conception de spectacles les montants des commandes sans marches et voire sans mise en concurrence sont vertigineux...

Au delà du "problème" juridique (mais je ne pense pas que ce soit un risque avéré ...), il faut se poser la bonne question : "En procédant à une mise en concurrence, puis je faire des économies à la Collectivité ?".
L'achat n'est pas seulement une contrainte juridique, c'est un acte consommateur de deniers publics qui, en ces périodes de vache maigre, doit se professionnaliser pour réaliser des économies.
Il convient donc de cibler les factures hors marchés visiblement trop chères et il faut vérifier si ces spectacles pourraient être réalisés avec moins d'argent ...

[anneclaudie]

Bonjour.
J'ai listé les hors marchés sup à 25000 € récurrents depuis 3 ans. Je peux citer : traiteurs, maintenance ascenseur, agents sécurité, pièces matériels espacés verts et places de spectacle et j'en oublie plein !
Pour ceux la, je vais proposer de faire des marchés. Sur ces achats qui ont une tendance à la hausse, il y a bcp de fournisseurs... Je ne sais pas comment s'y retrouver ! Après j'ai relevé quelques erreurs d'enregistrement... des études dans une nomenclature fourniture x ou des réparations de voiture dans une nomenclature pièces espacés verts....

[hpchavaz]

Pour ces achats récurrents, le décret (article 21) renvoie à une évaluation du seuil sur une période de 12 mois .
Personnellement, je trouve que c'est un saucissonnage artificiel, mais réglementaire.

Pourquoi évoquer tout de suite un saucissonnage artificiel, mais réglementaire ?
Il y aura toujours un seuil et le même raisonnement pourrait être tenu même si l"on agrégeait sur 48 mois.

Pour la concurrence, au seuil européen, il est assez logique de raisonner annuellement, imagine t-on réellement un OE communautaire non national s’intéresser à un contrat récurent de 240k€ / 3ans soit 80k€/an ?

Pour la concurrence nationale, le problème se pose si ce qui est fait n'est pas explicable.

[Ponta]

Bonjour.
J'ai listé les hors marchés sup à 25000 € récurrents depuis 3 ans. Je peux citer : traiteurs, maintenance ascenseur, agents sécurité, pièces matériels espacés verts et places de spectacle et j'en oublie plein !
Pour ceux la, je vais proposer de faire des marchés. Sur ces achats qui ont une tendance à la hausse, il y a bcp de fournisseurs... Je ne sais pas comment s'y retrouver ! Après j'ai relevé quelques erreurs d'enregistrement... des études dans une nomenclature fourniture x ou des réparations de voiture dans une nomenclature pièces espacés verts....

Attaquez-vous aux plus grosses dépenses et aux achats les plus faciles à mettre en oeuvre.
Les achats les plus complexes ou conflictuels viendront par la suite.

[Michel]

Attaquez-vous aux plus grosses dépenses et aux achats les plus faciles à mettre en oeuvre.
Les achats les plus complexes ou conflictuels viendront par la suite.

  oui  +1    soyez pragmatique

[anneclaudie]

Il y a quand même des achats mal nomenclaturés que personne ne vérifie et des achats passés hm alors qu'il existe un marché.
Comment vous faites quand vous avez un achat de 800000 qui passe dans 3 nomenclatures (fr, pièces détachées et maintenance)... Le marché a un montant global ...vous divisez simplement ?

[speedy]

on taille à la hache : une seule rubrique, la plus importante

[anneclaudie]

on taille à la hache : une seule rubrique, la plus importante

OK nickel,
merciiiiii

[anneclaudie]

Bonjour,

Quand sur une nomenclature fourniture de xxx, j'ai un marché issus d'un AO avec un montant maximum de 40.000  HT
que j'ai des dépenses hors marchés sur cette même nomenclature xxx : je compute les montants sur marchés et hors marchés ?.

Pour les travaux :
quand j'ai des études trucs liées à des travaux : le mieux c'est de travailler en opération.
donc, les montants de ces études trucs ne doivent pas ressortir de la nomenclature "études" ?

j'ai compris ou pas ?

[Michel]

j'ai des dépenses hors marchés sur cette même nomenclature xxx : je compute les montants sur marchés et hors marchés ?.

OUI
mais sur chaque ligne, vous pouvez avoir les "uniques" et les "récurrents" soit 2 demi-ligne
et puis vous restez maitre de faire votre nomenclature avec le nombre de ligne que vous souhaitez

[anneclaudie]

Les "uniques" doivent représenter à peu prés combien max / récurrents ?

Et autres questions que l'on m'a posée :
Sur la nomenclature yyy : fourniture passée en ao
Achats hm de 3000 € : donc pour les hm je devrai mettre concurrence via un ao ?

Autre question :
Sur la nomenclature tttt : fourniture mapa limite ao
Achat hm qui font passer la nomenclature en ao donc pour toute cette année, mes achats passés sur le marché auront été passés sur une mauvaise procédure...
Ok ?

On peut avoir plusieurs marchés sur la même nomenclature mais issus du même type de procédure. On ne peut pas avoir ao et.mapa.

[anneclaudie]

Pas d'autres réponses ? ?

[fanchic]

Hors marché çà n'existe pas.
Chaque achat est un marché même un le pain au chocolat pour le maire acheté à la Boulangerie du coin de la rue.

Je rejoins les collègues forumeurs et notamment PONTA.
Les monstres opérationnels vous ont projeté dans leur hyperespace là où les lois de la physique sont à leur avantage. En d'autres termes, dans leur monde brumeux, le Décret Three-Sixty n'existe pas. La seule règle qui arrive à ne pas s'asphyxier c'est : "hey! on fait 3 devis?"
Il va falloir revêtir votre scaphandre de combat (si possible aussi rapidement que XOR)

Plus sérieusement :
1. grand livre comptable
2. on filtre
3. on fait des tableaux croisés dynamiques
4. on fait une matrice de KRALJIC
5. on expose la matrice au DAF, au DGS et au RPA en brandissant des arguments piochés ici ou là dans les rapports CRC et les jurisprudence publiées par la SMACL sur les délits de la commande publique.
6. Ils ont peur et tabassent les opérationnels
7. ya pu qu'à monter des vrais contrats ou des AC!

[anneclaudie]

Merci pour tous ces conseils !
J'ai peur maintenant ? !
En fait c'est la méthode de computation qui m'interpelle et la crainte du mauvais calcul et le cote "elle a mis en garde le dgs et finalement tout va bien !"
Exemple : une nomenclature avec un marché formalisé sans mini maxi...si un nouvel achat à 5000 € vient se greffer : les 5000 je les passe en ao ou en petit lot ?
Autre exemple : marche de 105000 € sur 2 ans : je divise ce montant sur 2 ? Et j'en mets la moitié chaque année ?...
Voilà les interrogations qui m'empechent bien de dormir !

[fanchic]

En fait c'est la méthode de computation qui m'interpelle et la crainte du mauvais calcul et le cote "elle a mis en garde le dgs et finalement tout va bien !"

En règle générale, les opérationnels se gardent bien de s'aventurer dans la règle. Vous devez être tranquille de ce côté là

Exemple : une nomenclature avec un marché formalisé sans mini maxi...si un nouvel achat à 5000 € vient se greffer : les 5000 je les passe en ao ou en petit lot ?

Pourquoi ne pas inclure le nouvel achat de 5000€ dans le marché formalisé par avenant? Ou mieux pourquoi il y aurait un nouvel achat? Vos opérationnels sont supposés circonscrire le besoin avec précision

Autre exemple : marche de 105000 € sur 2 ans : je divise ce montant sur 2 ? Et j'en mets la moitié chaque année ?...

Pour le choix de la procédure vous ne divisez pas par 2
Pour la comptabilité dans votre nomenclature, vous divisez par 2

[anneclaudie]

Pourquoi il y a des nouveaux achats sur des marchés avec des bpu xxxl et une remise sur catalogue ?
 A mon sens vu les loustics des services tech on va au plus près et au plus facile : le fournisseur du coin !. Les marchés c'est pour faire ch... et le pire c'est que les bons de commande hirs marches mis en concurrence etc etc sont signés par les n+...

[fanchic]

Pourquoi il y a des nouveaux achats sur des marchés avec des bpu xxxl et une remise sur catalogue ?
 A mon sens vu les loustics des services tech on va au plus près et au plus facile : le fournisseur du coin !. Les marchés c'est pour faire ch... et le pire c'est que les bons de commande hirs marches mis en concurrence etc etc sont signés par les n+...

Lancement d'alerte, référent déontologue, art 40CPP tout çà...

[dominique]

La seule solution réellement efficace est celle que j'avais mis en place en 1984 lorsque j'avais créé un service achat : tout ordre de commande doit être cosigné par le service des achats (commande publique) sur un document à entête de ce service. Parallèlement le service achats gère la nomenclature et on règle les problèmes du bordel existant en commençant par la loi de Pareto : le panel qui engendre le plus de valeurs, alors on commencent par lui et ainsi de suite  De même toutes les demandes de devis pour les équivalents actuels des MAPA était à entête de ce service. Le service technique proposait des noms, mais ne savait jamais qui on allait consulter car nous avions créé notre propre fichier en incitant les entreprises à se faire connaître,  etc ...
Ambiance assurée au sein des services. Je me suis caillé dans mon service qui était dans les combles au sein des services techniques pendant toute une saison d'hiver (13° en début de matinée, mitaine pour la secrétaire) puis au bout d'un an la température a remonté : le service technique voyant que  finalement cela leur permettait de se concentrer sur le cœur de leur métier, que je n'étais pas un monstre et que c'était efficace et bénéficiait aux contribuables, un technicien m'a avoué avoir remis la laine de verre sous-toiture de mon service. Cette laine de verre avait en fait été retirée en douce sur ordre de la direction générale des services technique lorsque mon service avait été créé  
Dominique Fausser

[mighty]

Enorme 

[anneclaudie]

énorme aussi !!!