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Auteur Fil de discussion: Faire vite et simple avec la commande publique  (Lu 3698 fois)
fulldemat
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« le: Ao?t 14, 2018, 11:24:32 »

Bonjour,

La direction générale a enjoint le service de la commande publique d'accélérer et de simplifier l'ensemble de la chaine de la commande publique (de la définition du besoin  à la complète exécution technique et financière du marché).
Un diagnostic interne a évidemment été effectué. Comme attendu, les services techniques estime que leur process interne ne nécessite pas de modifications.
La mise en œuvre de la dématérialisation permettra de répondre en partie à la sollicitation via la réduction des délais de signature et de notification.
En interne, nous avons évoqué quelques pistes telles que la suppression du délai de stanstill en MAPA (non obligatoire mais respectueuse sur le principe d'un droit fondamental des entreprises à exercer un recours en urgence)ou encore le recours aux avis de pré information pour réduire les délias de pub.
J'en appel à la communauté des internautes.
Je suis preneur de toutes vos expériences, de tous vos conseils.
Merci d'avance.
 
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fanchic
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« Répondre #1 le: Ao?t 14, 2018, 11:48:38 »

Bonjour

Par expérience, les délais qui allongent les procédures sont :
- l'analyse des offres par les techniciens. Tout est urgent avant, tout est urgent après mais leur analyse de 2 pauvres offres, il leur faudra 120 jours.
- l'exercice des commissions : Commission MAPA, CAO et Assemblée Délibérante.
- la transmission par les techniciens des spécifications techniques : entre la V1 reçue et nos diverses questions pour améliorer l'achat, nous obtenons une V définitive très longtemps après.

Dans ma collectivité, on est passé de 143 jours en moyenne entre la réception du pièces techniques et la notification du marché à 116 aujourd'hui.
De plus de 29 jours d'instruction (de la réception des spécifications techniques au lancement des AAPC), on est passé à moins de 16 jours
Dans le même temps, l'analyse des offres par les techniciens est passée de 31 jours à plus de 45 jours

Outre les techniciens, les problèmes principaux se nichent dans la chaîne de décision. Je me souviens dans une précédente collectivité, chaque courrier devait passer par les fourches caudines de 4 échelons avant d'arriver à l'élu signataire.
Pour toutes les correspondances qui ne font pas naître de décision, signez vous même (demande de pièces complémentaires, notification de rejet, demande d'attestation fiscale et sociale, lettre de négociation)
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« Répondre #2 le: Ao?t 14, 2018, 12:57:15 »

merci bcp
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« Répondre #3 le: Ao?t 14, 2018, 01:04:03 »

Bonjour,

La direction générale a enjoint le service de la commande publique d'accélérer et de simplifier l'ensemble de la chaine de la commande publique (de la définition du besoin  à la complète exécution technique et financière du marché).


C'est souvent un faux problème en fait.

Déjà, pour les achats récurrents, le problème ne devrait pas se poser. Des véhicules contractuels doivent être systématiquement en cours d'exécution et leur renouvellement doit être préparé à l'avance
Pour les besoins "nouveaux" type opération de travaux, études, achat d'opportunité, il faut que les chargés de projet associent la commande publique le plus en amont possible

Il serait de bon aloi que vous arrivez à vendre à votre direction que ce n'est pas la célérité qui fait le bon achat. Mais le bon achat, bien préparé, bien sourcé, bien structuré permis de grande économie de temps (et d'argent) lors de l'exécution!
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Mathieu
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« Répondre #4 le: Ao?t 14, 2018, 01:36:52 »

quelques idées en vrac :
- systématiser la démat façon "Skynet"
- réduire l'analyse des candidatures au strict minimum façon "Cillit Bang" : CA/références/jurés-crachés sur l'honneur
- prévoir un modèle d'AE "All In One" : comprends l'offre mais également les attestations sur l'honneur, CA et quelques références (permet d'éliminer les DC1 DC2)
- systématiser les MPS/dites le nous une fois façon "Big Brother"
- prévoir des échanges précisions/négo "fast and furious" systématiquement par mail (libre ou via plateforme si ça vous fait peur)
- inviter (pas obliger) les entreprises à fournir leurs attestations fiscales/sociales d'entrée de jeu, ne pas attendre le dernier moment (en leur précisant bien que c'est pour gagner du temps en l'attente d'une décision, façon "Back to the Future"
- ne pas faire de commission MAPA
- prévoir un cadre de mémoire technique à remplir par les candidats pour simplifier l'analyse des ST
- prévoir un tableau d'analyse "y'a plus qu'à", à remplir par les ST
- prévoir une fiche d'aide à la définition du besoin

je n'aime pas trop les bidules type avis de préinformation mais ça n'engage que moi

et pour finir, se couvrir gentiment en faisant remarquer qu'une bonne planification, ainsi qu'une bonne définition du besoin, évite les retards type "on avait oublié il faut modifier le DCE/négocier"
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« Répondre #5 le: Ao?t 14, 2018, 01:49:32 »

Plutôt d'accord avec les autres, c'est un "faux" problème (qui a tout de même nécessité un groupe de travail chez nous :'( ).

Il faut utiliser toutes les souplesses proposées par la réglementation : cf suggestions de Mathieu, analyser seulement la candidature de l'attributaire, utiliser les plateformes existantes pour récupérer les attestations fiscales et sociales...

Bien définir son besoin pour :
- éviter les AR entre l'acheteur et le prescripteur,
- éviter les questions lors de la période de consultation,
- éviter les offres irrégulières et donc les infructuosité....

Anticiper les renouvellements et ne pas hésiter à les programmer lors des périodes "creuses".

Mon 1er poste était dans un service de travaux sur les bâtiments scolaires donc très cycliques et "facile" de prévoir les périodes "creuses".
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« Répondre #6 le: Ao?t 16, 2018, 05:44:07 »



Il faut utiliser toutes les souplesses proposées par la réglementation : analyser seulement la candidature de l'attributaire,

Hum, çà çà dépend de vos méthodes de notation...

------------------

AMHA pour gagner du temps, il faut créer une vraie direction des achats qui fait tout du sol au plafond :
- Définition des besoins après ITW de l'utilisateur
- Instruction consultation
- Analyse des offres
- Finalisation procédure

Cette direction saura planifier, ne sera pas contrariée par l'inertie des opérationnelles et pourra organiser comme elle le souhaite la consultation.
Vous allez dire "on ne sait pas analyser des offres" : Sur 98% des marchés, les acheteurs savent mieux analyser les offres que les opérationnels.
Mis à part les marchés très techniques avec variante ou les dialogues compétitifs ou PdI, l'acheteur est capable d'analyser au moins aussi bien qu'un technicien. Et comme le technicien, si çà devient trop compliqué, il prend un AMO
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hpchavaz
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« Répondre #7 le: Ao?t 16, 2018, 09:09:24 »

Ce sont les vacances et donc j'ai un peu de temps pour divaguer (re)venir sur des points délicats.

AMHA pour gagner du temps, il faut créer une vraie direction des achats qui fait tout du sol au plafond :
- Définition des besoins après ITW de l'utilisateur
- Instruction consultation
- Analyse des offres
- Finalisation procédure


Il est difficile d'avoir une approche unique, ce qui est valable pour un organisme ne le sera pas pour un autre.
Cela dépend notamment du type d'organisme, de ses domaines d'intervention, de son volume d'achats, de son organisation.

Souvent ce qui sera le plus pertinent pour un domaine d'achats ne le sera pas pour les autres, il se pose alors la question de savoir si le processus doit être uniforme ou plus vraisemblablement quelles seront les exceptions.

Quoiqu'il en soit, les relations entre les acteurs internes (y compris les décideurs en dernier ressort) sont  à définir.

Concernant ces décideurs il est intéressant de réfléchir à quelle est leur latitude d'intervention i.e.  qu'est ce qu'un changement de décideurs peut/doit avoir comme impact sur les achats.

Si la durée des validations internes peut être souvent due à un manque d'organisation du processus achats, elle peut également trouver en partie sa source dans dans un manque de clarté dans la définition de qui sont les porteurs internes des enjeux utilisateurs (interne, externes), techniques, financiers, achats, juridiques, responsabilité sociale, ressources humaines, communication, ...

Pour les achats non courants, il faudra organiser la prise en compte des enjeux.
Pour les achats courants, il n'y a pas de raison que l'on ne puisse établir en co-élaboration interne une politique achats pour chacun des segments d'achats. Cette politique est nécessaire pour éviter des validations inutiles

Ces politiques devraient identifier autant que possible notamment :
- les types de procédures
- les types de cahiers des charges (fonctionnels / spécifications)
- la possibilité de variantes
- les critères de choix,
- les méthodes de notation
- les pondérations (ou les plages de pondération mais dans ce cs on risque de repartir  vers des validations internes)

La détermination de ce qui est courant n'est toutefois pas triviale. En effet,  elle conduit  les acteurs internes à préciser leurs attentes et à "négocier" pour aboutir à une politique qui pourra être perçue comme un abandon de pouvoir.

Il est également nécessaire que la réflexion prenne en compte les bonnes pratiques en matière de compliance qui orientent plutôt vers la ségrégation de certaines tâches, et, qui concernant les achats comprennent généralement le renouvellement périodique des acheteurs
« Dernière édition: Septembre 18, 2018, 08:13:54 par hpchavaz » Journalisée

Disclaimer :Je ne suis pas juriste. Mes contributions ne sont pas des avis juridiques ; elles ne sont que des avis d'un praticien.

Et maintenant autre chose
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« Répondre #8 le: Ao?t 16, 2018, 01:02:07 »

D'accord avec l'essentiel de ce qui a été dit.

Pour aller plus loin, naturellement le service commande publique doit aussi remettre en cause ses méthodes. Par exemple :

--) ne pas s'imposer des étapes de procédure inutiles et chronophages en MAPA : stand still, commission d'ouverture, commission d'attribution...
--) il ne faut exiger que le strict nécessaire des candidats/soumissionnaires/attributaires, par exemple, ne faire signer que l'acte d'engagement pour éviter les échanges de types "vous avez oublié de parapher la page 147 du CCTP et de contresigner l'étude de sol"
--) limiter les délais de consultation (trois semaines pour des travaux simple suffisent) de toute façon les DCE sont lu et les offres chiffrées au dernier moment
--) communiquer par électronique, laisser tomber les courrier RAR
...
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Michel
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« Répondre #9 le: Ao?t 16, 2018, 03:18:11 »

Pour faire simple et rapide en MAPA :          faite un marché "top là" avec vos mains au comptoir du bar du quartier.  Grimaçant
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EN RETRAITE Grimaçant depuis le 01/01/2021 et donc en recherche d'un successeur pour la partie technique informatique du forum. Clin d'oeil
ATT !   DISPARITION du FORUM si personne pour s'y intéresser ! ;-)
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« Répondre #10 le: Ao?t 17, 2018, 07:34:26 »

--) ne pas s'imposer des étapes de procédure inutiles et chronophages en MAPA : stand still, commission d'ouverture, commission d'attribution...

Stand still inutile? Hum, ouvrir le RPC aux OE permet d'augmenter leur confiance en l'acheteur
Une commission d'attribution? Inutile? çà dépend de l'organisation de l'acheteur et de l'importance de la consultation
Une commission d'ouverture? Je partage, totalement inutile

--) il ne faut exiger que le strict nécessaire des candidats/soumissionnaires/attributaires, par exemple, ne faire signer que l'acte d'engagement pour éviter les échanges de types "vous avez oublié de parapher la page 147 du CCTP et de contresigner l'étude de sol"

+1

--) limiter les délais de consultation (trois semaines pour des travaux simple suffisent) de toute façon les DCE sont lu et les offres chiffrées au dernier moment
Là encore, çà dépend du contexte.
Limiter les délais de consultation peut aussi entrainer des infructuosités qui augmentent alors le délai de satisfaction du besoin.
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<3 companion cube


« Répondre #11 le: Ao?t 17, 2018, 12:39:46 »

Pour faire simple et rapide en MAPA :          faite un marché "top là" avec vos mains au comptoir du bar du quartier.  Grima&ccedil;ant

J'aurais dit autour d'un barbecue allumé grâce à la pile de DPGF accumulée depuis toutes ces années.
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La comédie c'est la tragédie + le temps.
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