marché photocopieur

[kawaverte]

J'ai un souci pour construire mon appel d'offres d'achat et de maintenance de photocopieurs. Je ne sais pas si je peux avoir une partie "acquisition" et une partie "maintenance" dans le même marché à lot unique.  Je me demande aussi si je peux avoir 2 durées différentes dans un même marché (4 ans pour l'acquisition et durée de vie du matériel pour la maintenance). A t-on le droit d'ailleurs de se baser sur la durée de vie du métériel pour de la maintenance de photocopieur ?
L'acquisition pourrait être un MBC avec mini/maxi, mais pour la partie "maintenance", je ne sais pas comment faire.
La question du choix entre la location et l'acquisition n'est pas non plus entièrement tranchée, si quelqu'un aurait des comparatifs à ce sujet, cela pourrait éclairer ma lanterne.
Merci à tous

[speedy]

J'ai un souci pour construire mon appel d'offres d'achat et de maintenance de photocopieurs. Je ne sais pas si je peux avoir une partie "acquisition" et une partie "maintenance" dans le même marché à lot unique. Possible et déjà fait, faut un prix pour chaque partie
 Je me demande aussi si je peux avoir 2 durées différentes dans un même marché (4 ans pour l'acquisition et durée de vie du matériel pour la maintenance). c'est une date clé intermédiaire pour la date de mise en service , vous n'avez qu'une seule durée pour le marché !
A t-on le droit d'ailleurs de se baser sur la durée de vie du métériel pour de la maintenance de photocopieur ? vous la fixez vous même !
L'acquisition pourrait être un MBC avec mini/maxi, mais pour la partie "maintenance", je ne sais pas comment faire. idem , perso si vous n'avez pas d'échéancier pour vos machines , vaudrait mieux imaginer sans maxi ...
La question du choix entre la location et l'acquisition n'est pas non plus entièrement tranchée, si quelqu'un aurait des comparatifs à ce sujet, cela pourrait éclairer ma lanterne.
Merci à tous

[kawaverte]

Si j'ai bien compris, je peux avoir mes 2 parties distinctes dans 1 seul marché : pas la même durée (dont une sur la durée de vie du matériel), pas les mêmes prix (normal PU dans MBC), pas les mêmes montants mini/maxi. 
Ton idée de prendre les 5 ans comme la durée principale du marché et les acquisitions comme des durées intermédiaires nous a fait beaucoup réfléchir, mais ne convient pas à notre cas, car en faite la durée de maintenance de chaque photocopieur est de 5 ans après son acquisition (soit une durée maximale de 9 ans à compter de la notification). Donc après réflexion, je vais faire des marchés d'acquisition annuels (avec une maintenance de 5/6 ans ou durée de vie), ce qui d'ailleurs me laissera le temps de comparer entre acquisition et location (j'ai vu que certains collègues proposaient dans leur marché une offre de base en acquisition et une option en location).
Merci Speedy

[MG]

perso je fonctionne avec un marché d'acquisition maintenance.
une partie BDC pour l'acquisition, et un coût copie pour la maintenance.
cela permet de faire entretenir le matériel nouvellement acquis par celui qui l'a vendu.
en outre, celui qui assure la maintenance bénéficie également des acquisitions sur lesquels les marges sont intéressantes.

la difficulté est de veiller à garder une certaine homogénéité du parc copieur.

[kawaverte]

OUI, c'est là que réside le problème, sur l'homogénéité du parc. C'est pour ça que mon gestionnaire voudrait faire un marché d'acquisition pluriannuel, d'autant plus avec le besoin de connecter les appreils entre eux et de les relier au prestataire pour de la maintenance à distance.
Et MG, le coût copie que tu rajoutes, tu le fais aussi en MBC avec mini/maxi ou pas ? Parce que sur mon marché en terme de seuil, j'ai 50% sur l'acquisition sur 4 ans , et 50% sur la maintenance sur 5 ans. Et puis tu es obligé de passer en appel d'offres si tu ne mets pas de mini maxi ?

[speedy]

marché avec un mini maxi global (ou deux mini maxi également possible)
si pas de max alors oui c'est obligatoirement un AO

[MG]

mini maxi et BDC sur l'acquisition
prix unitaire sur la maintenance (pas de bons de commande)

[Aliunda]

Bonjour,

je fais remonter le sujet car je me trouve dans la même situation d'incertitude.
Je connais le nombre de photocopieurs dont j'ai besoin et nous souhaitons les acheter.
Nous voulons intégrer la maintenance au marché. Et là réside le souci :
je pensais à un MBC dans le sens où nous ne connaissons pas les quantités qui seront réalisées.
D'après vous, un marché à prix unitaires suffit. Mais comment gérer les quantités. Nous avions prévu un maximum.
Je vous remercie par avance de vos éclaircissements.

[agglo92]

Relevés compteurs des machines : le prestataire facture la maintenance en fonction du nombre de copies (couleurs, ou N&B) réalisées.

Pas besoin de bon de commande.

[Aliunda]

oui mais je signe le marché sur la base de quel montant ?
comment évaluer le nombre de copies qui sera réalisé par copieur pour les années à venir ?

[agglo92]

Vous n'instaurez pas de mini/maxi ?

Prenez une fourchette large si vos consommations annuelles sont vraiment imprévisibles.

[Aliunda]

ma question va peut-être vous sembler idiote, mais je n'utilise de mini maxi qu'en MBC.
Je peux mettre des mini maxi dans un marché ordinaire à prix unitaires ?

[speedy]

à PU c'est un montant maxi que le comptable utilise,  pas de mini
sinon vous en faites un à BdC
effectivement c'est pour la maintenance payée à la feuille que c'est difficile d'évaluer donc par exemple un prix jusqu'à les 10 000 premières par mois ou trimestre selon une première estimation et un prix pour les feuilles faites au delà  les quantités estimées par une deuxième estimation (et écrit en taille 2 " sans engagement de la collectivité" pour les deux quantitées ....

[Kpiaf]

à PU c'est un montant maxi que le comptable utilise,  pas de mini
sinon vous en faites un à BdC
effectivement c'est pour la maintenance payée à la feuille que c'est difficile d'évaluer donc par exemple un prix jusqu'à les 10 000 premières par mois ou trimestre selon une première estimation et un prix pour les feuilles faites au delà  les quantités estimées par une deuxième estimation (et écrit en taille 2 " sans engagement de la collectivité" pour les deux quantitées ....

En taille 2 !?
Tu exagères, il n'est même pas certain que la collectivité retrouve la clause au besoin ! :-)))))
Sinon, comme évoquait dans d'autres posts, le fait de prévoir un maxi n'implique pas un MBC ; et n'exclue pas non plus que la collectivité s'engage à hauteur d'une commande minimum.
Appelez ça comme vous voulez mais, en clair, ça reste un marché avec un mini et un maxi et qui ne s'exécutera pas par l'émission de BC.

[Aliunda]

quelle est la base juridique d'un tel montage ?

j'ai tèl à un organisme d'aide juridique :
pour eux, des mini maxi n'existent qu'en MBC
et il ne voit pas de problème à faire un marché d'acquisition et de maintenance avec des BC, alors même que le nombre de copieur à acheter est prévu

j'avoue être perdue sur ce marché
quel montage trouvez-vous le plus approprié pour ce type de marché ?
je vous remercie par avance de votre aide

[agglo92]

Je ne vois pas l'intérêt d'un MBC.

Comment établir votre BDC "maintenance" si vous ne connaissez pas les quantités au moment de son émission ?

Pour moi, vous êtes nécessairement dans le cadre d'un marché à prix unitaires.

Prévoyez un maxi, et oubliez un peu les bons conseils de la cellule d'aide juridique aux acheteurs.

[Kpiaf]

Le CMP ne comporte pas de dispositions qui traitent du cas de ses marchés, il faut donc faire preuve d'un peu d'imagination et de bon sens ! ;-)
Sachant que ce type de montage ne présente pas de risques dès lors que les principes fondamentaux son respectés et qu'ils ne comportent pas de dispositions qui soient contraires à la réglementation (ce qui est le cas dans l'hypothèse décrite).

[Schlipomi]

quelle est la base juridique d'un tel montage ?

Et si vous tourniez le problème à l'envers. Quels fondements juridiques vont à l'encontre d'une telle pratique ? Les principes de transparences, égalité d'accés et de traitement des candidats,  bonne gestion des deniers publics sont-ils enfreints ?

Comme le dit Kpiaf, l'imagination de l'acheteur reste libre, le CMP et autres normes ne posant "généralement" que des bornes/limites.

Je rajouterais que la "pratique" qui vous est proposé par MG, Speedy et Kpiaf outre qu'elle est juridiquement viable, est surtout celle appliquée par le secteur économique concerné. Une autre méthode risquant d'être soit infructueuse (OE refusant de modifier leur mode de travail), soit économiquement risquée (l'OE n'assumera pas le risque ou pire profitera de la faille)

J'insisterais juste sur le point indiqué par Speedy de prévoir au moins un montant forfaitaire (ou en cout copie) pour un nombre de premières copies (après contractuel ou estimé à vous de voir mais vos ST au delà des pointes ponctuels d'impression doivent avoir un nombre moyen fixe par trimestre/mois) puis un prix pour les copies supplémentaires. Juste aspect économique des choses.

A toutes fins utiles, voici le lien vers le guide de la GEM impression (autant les fiches pratiques minefe sont pourrites autant les guides GEM...)  qui certes date de 2005 mais qui sur beaucoup d'aspect est instructif (si vous ne l'aviez déjà pas lu).

http://www.minefe.gouv.fr/fonds_documentaire/daj/guide/gpem/guide_impression_post_ctm/guide_impression_post.htm

[Aliunda]

merci beaucoup pour ces réponses

j'ai déjà lu le GEM et m'en suis inspirée
pour le prix de la maintenance, nous avons prévu un coût copie noir et blanc et un coût copie couleur

reste juste l'aspect montage juridique
votre idée me plait beaucoup, mais les marchés publics sont pas un domaine où l'imagination est bien vue lol
je demande donc son accord à mon CL et je fonce

merci beaucoup de vos commentaires

[Kpiaf]

Ma foi, la démarche n'est pas dépourvue d'intérêt : on va enfin savoir si il y a au moins un CL doté d'un minimum d'imagination en France ! ;-)
Tiens-nous au courant Aliunda !

[Aliunda]

euh ben c'est-à-dire que, il est pas vraiment emballé
il comprend pas bien la démarche mais bon il est pas vraiment contre
donc on aura pas de souci mais l'idée ne l'enchante pas

[agglo92]

en même temps on lui demande pas d'être enthousiaste...

réponse satisfaisante donc !

[Alf]

Bonjour

Je remonte ce vieux sujet, désolé, pour ne pas en ouvrir un nouveau.
Mon AC à bons de commande comprend des acquisitions échelonnées sur 5 ans (justifié par durée de l'amortissement).
Chaque appareil est assorti d'un maintenance de 5 ans.

Les appareils achetés en cours de marché auront donc une maintenance dépassant les 5 ans.

Comment gérer ce cas de figure ?

- doit-on comprendre dans la durée : période d'achat + durée maintenance soit 9 ans ?
- ou sépare-t'on les deux ?
- ou la maintenance doit s'arrêter à l'issue de 5 ans, et un contrat de maintenance doit être passé séparément par la suite ?

Merci

[speedy]

dans le rapport préfecture vous expliquez ce que vous faites et pis c'est tout, c'est un cas possible pour dépasser le délai maxi courant

[Ponta]

Au-delà de ça, il faut également voir la gestion sur plusieurs durées de marché et les chevauchements de maintenance de l'ancien marché se déroulant sur le temps du nouveau marché.

C'est une question d'organisation interne et de tissu économique. Il n'y a pas de mauvaise solution juste des façons de fonctionner différentes.
Mais les questions à se poser sur la maintenance de l'ancien marché au-delà des 5 ans :
- vais-je pouvoir faire coexister deux prestataires différents pendant le nouveau marché ? L'ancien prestataire va-t-il correctement maintenir les quelques photocopieurs visés ?
- vais-je ou le service concerné va-t-il pouvoir suivre la maintenance sans se perdre dans les prestataires ?
- mon service finances, ma trésorerie, ma pref ne vont-ils pas "râler ou rechigner" ?