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| | |-+  Débutant dans un service marchés
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Auteur Fil de discussion: Débutant dans un service marchés  (Lu 4983 fois)
Happier
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« le: Septembre 08, 2017, 06:18:10 »

Bonjour à tous,

Je recherche des retours d’expérience au sens large de chargés marchés publics. Depuis 5 ans, je suis gestionnaire et je gère des tâches administratives et comptables sur des opérations de travaux (rédaction DCE en collaboration avec le service marché, courriers regrets, plaisir, notification, contrôle de légalité sous-traitances, liquidations, DGD, PV de réception, marchés à tranche etc.).

Après plusieurs entretiens de recrutement j’ai la possibilité aujourd’hui d’évoluer dans une autre CT sur un poste de chargé MP (ce qui consiste pour moi à « passer de l’autre côté » à savoir ne plus travailler AVEC un service marchés, mais DANS un service marchés), où j’aurai à piloter des procédures de marchés divers (travaux, fournitures, services), DSP.

Le challenge m’intéresse fortement, mais en tant que débutant, les choses sont encore un peu floues pour moi.

Comment avez-vous vécu vos premières années de gestionnaire/chargé MP ?
Quelles difficultés rencontrez-vous de manière récurrente sur ce poste ?

J’ai aussi des questions un peu bêtes, mais n’ayant jamais participé aux CAO ou aux négociations/auditions, je m’interroge sur l’organisation de ces réunions. Comment organisez-vous concrètement une CAO (ou autre commission) ? Vous faites des réunions préalables avec les techniciens sur l’ensemble de la procédure, ou gérez ça par téléphone ?
Lors des commissions, vous présentez les grandes étapes de la consultation et la proposition de classement pour attribution ? Est-ce le chargé MP qui pilote l'instance ou est-il là en appui pour répondre aux questions des élus ?
Sur les consultations comment procédez-vous pour contrôler les rapports d’analyse, détecter des risques (est-ce le feeling, ou suivez-vous des grilles de contrôle élaborées au sein de votre service) ?
Enfin plus globalement comment gérez-vous les relations avec les techniciens qui vous commandent des prestations ?

Désolé pour ces questions qui partent un peu dans tous les sens ; globalement je suis preneur de tout retour d’expérience ou d'anecdote pour mieux appréhender ma prise de fonction.

Un grand merci à tous Huh?
« Dernière édition: Septembre 08, 2017, 06:21:14 par Happier » Journalisée
Ponta
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« Répondre #1 le: Septembre 08, 2017, 08:25:08 »

Bonjour,

D'après votre parcours, je pense que vous arriverez sans mal à assurer dans ce poste : vous avez déjà des bases.

Les 1ères années ne sont pas forcément les plus difficiles de mon point de vue. Par la suite, on découvre tout un tas de subtilités et les dilemnes et coupages de cheveux en 4 sont plus fréquents.

La 1ère année, je me suis beaucoup appuyé sur les documents et les procédures de mon prédécesseur. Avec le temps, vous les modifiez pour vraiment vous les approprier. Vous pouvez vous inspirez également de ce que font les collègues (comme sur ce forum Sourire).

Gardez un numéro de téléphone de vos futurs anciens collègues ! Ca sert toujours d'avoir un joker en cas de gros problème Clin d'oeil.

Sur l'organisation des CAO, je vous invite à suivre ce qui se faisait avant dans votre future CT (sauf si on vous a embauché pour réformer ou remettre de l'ordre).
Plus concrètement, chez moi, j'organise en amont la CAO.
Un coup de fil à la Présidente ou au Président pour voir sa disponibilité. Ensuite, appel auprès des autres membres titulaires. Si j'ai le quorum et 1 ou 2 membres en plus, j'arrête la date et je rédige les convocations.
Faire une réunion informelle ou formelle avec le technicien avant la CAO est important. Il vaut mieux se parler avant, se mettre d'accord, plutôt que de soulever les problèmes devant les élus.
Les échanges peuvent se faire par téléphone.

Sur l'animation de la CAO, ça dépend de votre Président(e). Certain(e)s préfèrent prendre la main et expose une synthèse de la procédure et propose un attributaire, d'autres délèguent au chargé de MP.
Vous êtes là pour répondre aux questions des élus.

Le contrôle des rapports, c'est beaucoup d'expérience (vous vous ferez avoir, c'est sûr Sourire). Mais vérifier au moins les points clés : toutes les offres recevables sont analysées, les variantes sont analysées, les critères sont les bons, les calculs sont bons et le classement est bon. Et aussi le commentaire sur l'entreprise X correspond bien à l'entreprise X (ah ! les copier-coller à la va-vite).

La gestion des relations des techniciens, c'est de l'humain. Restez pro et expliquez votre point de vue. Prendre en considération qu'ils n'ont pas les mêmes objectifs que vous : eux veulent que ça fonctionne pendant l'exécution. Vous, vous visez la sécurité de la procédure, les économies... Mais tout cela est compatible, il faut s'entendre. Quand c'est pas possible, le ou la DGS est payé(e) pour arbitrer et trancher.
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Bon, ça ne s'écrit pas avec un C.
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« Répondre #2 le: Septembre 08, 2017, 09:11:10 »

Bonjour,

D'après votre parcours, je pense que vous arriverez sans mal à assurer dans ce poste : vous avez déjà des bases.

Les 1ères années ne sont pas forcément les plus difficiles de mon point de vue. Par la suite, on découvre tout un tas de subtilités et les dilemnes et coupages de cheveux en 4 sont plus fréquents.

La 1ère année, je me suis beaucoup appuyé sur les documents et les procédures de mon prédécesseur. Avec le temps, vous les modifiez pour vraiment vous les approprier. Vous pouvez vous inspirez également de ce que font les collègues (comme sur ce forum Sourire).

Gardez un numéro de téléphone de vos futurs anciens collègues ! Ca sert toujours d'avoir un joker en cas de gros problème Clin d'oeil.

Sur l'organisation des CAO, je vous invite à suivre ce qui se faisait avant dans votre future CT (sauf si on vous a embauché pour réformer ou remettre de l'ordre).
Plus concrètement, chez moi, j'organise en amont la CAO.
Un coup de fil à la Présidente ou au Président pour voir sa disponibilité. Ensuite, appel auprès des autres membres titulaires. Si j'ai le quorum et 1 ou 2 membres en plus, j'arrête la date et je rédige les convocations.
Faire une réunion informelle ou formelle avec le technicien avant la CAO est important. Il vaut mieux se parler avant, se mettre d'accord, plutôt que de soulever les problèmes devant les élus.
Les échanges peuvent se faire par téléphone.

Sur l'animation de la CAO, ça dépend de votre Président(e). Certain(e)s préfèrent prendre la main et expose une synthèse de la procédure et propose un attributaire, d'autres délèguent au chargé de MP.
Vous êtes là pour répondre aux questions des élus.

Le contrôle des rapports, c'est beaucoup d'expérience (vous vous ferez avoir, c'est sûr Sourire). Mais vérifier au moins les points clés : toutes les offres recevables sont analysées, les variantes sont analysées, les critères sont les bons, les calculs sont bons et le classement est bon. Et aussi le commentaire sur l'entreprise X correspond bien à l'entreprise X (ah ! les copier-coller à la va-vite).

La gestion des relations des techniciens, c'est de l'humain. Restez pro et expliquez votre point de vue. Prendre en considération qu'ils n'ont pas les mêmes objectifs que vous : eux veulent que ça fonctionne pendant l'exécution. Vous, vous visez la sécurité de la procédure, les économies... Mais tout cela est compatible, il faut s'entendre. Quand c'est pas possible, le ou la DGS est payé(e) pour arbitrer et trancher.

AMEN

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« Répondre #3 le: Septembre 08, 2017, 09:17:07 »

 Clin d'oeil Merci.
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« Répondre #4 le: Septembre 08, 2017, 05:26:53 »


Un grand merci pour ce retour et ces détails ! Et gros soulagement tout d'un coup   Roulement des yeuxSouriant
Je prends note de tous ces conseils, et en effet je vais m'inspirer de ce qui se fait déjà dans ma CT actuelle (notamment les corrections que fait le SMP sur les avenants, les rapports, les tableau de candidatures) et garder contact.
 Grimaçant Je me dis que de toutes façon il faudra en passer par l'expérience pour être de plus en plus à l'aise, mais ça fait quand même du bien de "dédramatiser" la prise de poste.
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« Répondre #5 le: Septembre 09, 2017, 12:51:30 »

Et surtout on sera là pour t'aider donc n'hésite pas à questionner ^^
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« Répondre #6 le: Septembre 12, 2017, 07:02:58 »

La gestion des relations des techniciens, c'est de l'humain. Restez pro et expliquez votre point de vue. Prendre en considération qu'ils n'ont pas les mêmes objectifs que vous : eux veulent que ça fonctionne pendant l'exécution. Vous, vous visez la sécurité de la procédure, les économies... Mais tout cela est compatible, il faut s'entendre. Quand c'est pas possible, le ou la DGS est payé(e) pour arbitrer et trancher.

Eux veulent que çà fonctionne? Hum, ils veulent surtout acheter, le reste après, hein, peu importe...
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hpchavaz
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« Répondre #7 le: Septembre 12, 2017, 10:45:04 »

Je suis très mal placé pour donner un conseil  mais ...

...
La gestion des relations des techniciens, c'est de l'humain. Restez pro et expliquez votre point de vue. Prendre en considération qu'ils n'ont pas les mêmes objectifs que vous : eux veulent que ça fonctionne pendant l'exécution. Vous, vous visez la sécurité de la procédure, les économies... Mais tout cela est compatible, il faut s'entendre. Quand c'est pas possible, le ou la DGS est payé(e) pour arbitrer et trancher.
Concernant les économies cela peut/est/'doit être' la la préoccupation des techniciens, sinon vous passerez à coté des principales économies parce que le coût d'un projet/achat se décide très largement dans les phases amont.
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Disclaimer :Je ne suis pas juriste. Mes contributions ne sont pas des avis juridiques ; elles ne sont que des avis d'un praticien.

Et maintenant autre chose
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« Répondre #8 le: Septembre 15, 2017, 09:07:28 »

Et surtout on sera là pour t'aider donc n'hésite pas à questionner ^^

Ok, merci beaucoup !  Grimaçant!
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« Répondre #9 le: Septembre 17, 2017, 12:57:23 »

Règle d'or: se couvrir. On peut certes travailler en bonne intelligence, dans une bonne ambiance, mais il ne faut pas oublier qu'on est dans le monde impitoyable des marchés. Donc: alertes mails, conseils mails etc.
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« Répondre #10 le: Octobre 12, 2017, 06:02:15 »


Je poursuis les questions, comment se passent les négociations et auditions ? Roulement des yeux (quels points de vigilance)
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« Répondre #11 le: Octobre 12, 2017, 07:32:20 »

Les points de vigilance que j'ai lors des négociations :
Si vous le désirez : les prévenir en amont des thèmes que vous aborderez lors de la réunion, comme ça ils ont des réponses plus pertinentes.
Bien préparer les sujets qui doivent être discutés - qui peuvent - et ne doivent pas.
Bien cadrer les acheteurs pour qu'ils ne révèlent pas des éléments des autres offres (X propose telle technique, Y tel prix).
Faire attention que la solution technique qu'ils proposent lors de la négociation ne soit pas assimilable à une variante (si celles-ci ne sont pas prévues en AO ou ne portent pas sur ce point). 

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« Répondre #12 le: Octobre 12, 2017, 07:44:41 »


Faire attention que la solution technique qu'ils proposent lors de la négociation ne soit pas assimilable à une variante (si celles-ci ne sont pas prévues en AO ou ne portent pas sur ce point). 


Cela dit, négocier en AO, c'est audacieux.

Pour le reste, une négociation implique par nature que l'objet sur lequel elle porte soit ouvert aux variantes. Donc à anticiper d'une manière ou d'une autre en amont (cahier des charges fonctionnel, ouverture explicite aux variante à défaut).
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« Répondre #13 le: Octobre 12, 2017, 11:07:11 »

Cela dit, négocier en AO, c'est audacieux.

Pour le reste, une négociation implique par nature que l'objet sur lequel elle porte soit ouvert aux variantes. Donc à anticiper d'une manière ou d'une autre en amont (cahier des charges fonctionnel, ouverture explicite aux variante à défaut).

Tu la vois où l'obligation qui lie ouverture à variante et négociation?
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« Répondre #14 le: Octobre 12, 2017, 11:29:01 »

la distinction entre audition et négociation est que la première est autorisée pour la procédure formalisée alors que la seconde non.
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« Répondre #15 le: Octobre 12, 2017, 11:46:39 »

Tu la vois où l'obligation qui lie ouverture à variante et négociation?

Pure logique.

Soit tu as un cahier des charges fonctionnel, et en effet la question ne se pose pas.

Soit tu as un cahier des charges directif et verrouillé, et sans variante autorisée, je ne vois pas bien ce sur quoi tu négocies.
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« Répondre #16 le: Octobre 12, 2017, 01:21:11 »

Soit tu as un cahier des charges directif et verrouillé, et sans variante autorisée, je ne vois pas bien ce sur quoi tu négocies.

En l'absence de variante reste à négocier tout ce qui est pris en compte par les critères de choix.
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« Répondre #17 le: Octobre 12, 2017, 01:36:19 »

Cela dit, négocier en AO, c'est audacieux.

Pour le reste, une négociation implique par nature que l'objet sur lequel elle porte soit ouvert aux variantes. Donc à anticiper d'une manière ou d'une autre en amont (cahier des charges fonctionnel, ouverture explicite aux variante à défaut).

J'ai écrit AO tout en pensant PCN.... (parce que je suis en plein dedans  Lèvres scellées)
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« Répondre #18 le: Octobre 13, 2017, 09:40:05 »

En l'absence de variante reste à négocier tout ce qui est pris en compte par les critères de choix.

Certes. Mais ça restreint l'intérêt de l'exercice.
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« Répondre #19 le: Octobre 24, 2017, 12:55:46 »

juste pour ma culture perso, c'est quoi des courriers de regrets et de plaisir ? Sourire
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« Répondre #20 le: Octobre 24, 2017, 01:08:09 »

Une explication sur ce fil.
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« Répondre #21 le: Octobre 24, 2017, 01:56:18 »

juste pour ma culture perso, c'est quoi des courriers de regrets et de plaisir ? Sourire

Courriers regrets : aux OE non retenus, avec notes attribués et nom de l'attributaire
Courriers plaisirs : courrier pour informer le futur attributaire que son offre est retenue (et surtout en profiter pour demander les éventuelles pièces manquantes du style attestations d'assurances à jour)

(j'avais un peu de mal avec le terme "plaisir" mais à force, j'y fais plus attention  Grimaçant)
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« Répondre #22 le: Octobre 24, 2017, 03:46:50 »

comme ça j'aurais encore appris deux nouveaux termes  Souriant
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« Répondre #23 le: Octobre 24, 2017, 08:23:03 »

Certes. Mais ça restreint l'intérêt de l'exercice.

Pas du tout
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