Outil de travail mails partagés

Bonjour,

J'ai des interrogations qui ne portent pas sur un sujet juridique précis, mais plutôt sur vos méthodes de travail.

Je travail au sein d'un service où nous sommes plusieurs collaborateurs.
Afin de fonctionner de façon la plus transversale possible, nous mettons nos travaux en commun.
Ce qui implique évidemment de créer, pour chaque affaire, un dossier (je parle d'un dossier informatique hein, pas un dossier papier) qui sera accessible pour tout le service et alimenté (de façon dématérialisée) en fonction du rôle de chacun.
L'idée est d'éviter la création de dossiers "personnels" qui ne seraient accessibles que sur l'ordinateur d'une seule personne.
Jusqu'ici pas de problème, je pense que beaucoup d'entre nous fonctionnons ainsi.

Là où ça se complique c'est pour les mails (nous utilisons Outlook).

Je ne sais pas ce qu'il en est pour vous, mais pour ma part j'ai besoin d'avoir un accès rapide et lisible à l'ensemble des échanges mails relatifs à une affaire lorsque je travaille dessus.
Mais l'impératif de transversalité entre les différents intervenants au sein du service est toujours valable.

Par conséquent, nous avons créé une "archive Outlook". Dans cette archive, nous avons créé la même arborescence que nos dossiers informatiques et nous y glissons, dossier par dossier, l'ensemble des mails afférents à une affaire.
Gros inconvénient de cette méthode : à chaque fois que l'un d'entre nous veut utiliser l'archive commune, tous les autres intervenants ayant accès à l'archive doivent fermer Outlook (sinon l'archive ne peut pas être ouverte par celui qui veut travailler dessus). Il va sans dire qu'il est très rapidement pénible de se demander les uns les autres de se déconnecter à tout bout de champs.

Autre solution envisagée : faire glisser les mails directement dans les dossiers informatiques.
Avantage : tout le monde peut se connecter en même temps sur les dossiers informatiques et travailler dessus.
Inconvénient : les mails ainsi glissés apparaissent seulement en icône et ne peuvent pas être consultés aussi rapidement et lisiblement sur Outlook. Il faut les ouvrir un par un pour retrouver le mail recherché, ce qui est très fastidieux.
La solution n'est donc pas satisfaisante.

Autre solution envisagée : créer une boîte mail Outlook commune. Une arborescence au sein de la boîte de réception de cette boîte partagée est créee et les mails sont rangés au fur et à mesure.
Avantage : tout le monde peut se connecter en même temps sur la boîte mail commune et travailler dessus.
Inconvénient : la taille maximale d'une boîte mail est très limitée et il faut régulièrement glisser les dossiers dans une "archive".
La solution n'est donc pas satisfaisante.

Voila. J'ai interrogé mon service informatique mais il n'a pas trouvé de solution (je ne sais toutefois pas s'il a connaissance de toutes les possibilités).
Avez-vous les mêmes besoins ?
Rencontrez-vous les mêmes difficultés ?
Avez-vous trouvé des solutions satisfaisantes ?

Je vous remercie par avance.