Mise en place d'une nomenclature marché

[Soleil01]

Bonjour à tous,

Je suis actuellement stagiaire au sein d'une collectivité d'environ 15000 habitants. Je viens de constater que cette dernière ne disposait pas d'une nomenclature marché lui permettant de déterminer le caractère homogène de ses différents besoins.

Ainsi, j'aimerais leur proposer la mise en place d'une nomenclature mais je ne sais pas comment m'y prendre, ni par quoi commencer.
Pouvez-vous m'aider ? Si quelqu'un pouvait aussi me transmettre une nomenclature mise en place au sein d'une collectivité de taille similaire, ça serait gentil. Je pourrais ainsi m'en inspirer. Je sais bien évidemment que les besoins varient d'une collectivité à l'autre et que chaque collectivité doit disposer d'une nomenclature qui lui est propre.

Merci beaucoup pour votre aide et pour ce forum qui contient énormément d'informations utiles !

P.S j'ai connaissance de l'existence de la nomenclature NADEGE

[Ponta]

Bonjour,

Je suis dans une collectivité de taille similaire et je n'ai pas de nomenclature non plus.
Ca a un avantage : la souplesse .

[Papillon]

Bonjour,

Je suis dans une collectivité de taille similaire et je n'ai pas de nomenclature non plus.
Ca a un avantage : la souplesse .

... le saucissonnage aussi...

[An Erminig]

Je suis dans une collectivité approximativement de la même taille, fais partie des anciens qui ont connu et tenté d'imposer à leurs services les nomenclatures du Code 2001 (il y avait une pour les scientifiques et une pour les acheteurs "normaux"), et PLUS JAMAIS je n'imposerai ce genre d'usine à gaz à mes collègues !

[Soleil01]

D'accord donc si je comprends bien vous me déconseillez de proposer la mise en place d'une nomenclature marché, très bien  

[Ponta]

Je ne déconseille pas formellement.
Si vous avez les moyens humains et juridiques de la mettre en place, d'en faire le suivi et de l'évaluer pour l'adapter dans le futur, allez-y.
Cependant c'est un gros travail pédagogique auprès des services.

[speedy]

D'accord donc si je comprends bien vous me déconseiller de proposer la mise en place d'une nomenclature marché, très bien  

non, au contraire vous devez légalement le faire !
on déconseille de calquer sur le voisin , c'est différent. Il faut une réflexion personnalisée.

[An Erminig]

D'accord donc si je comprends bien vous me déconseiller de proposer la mise en place d'une nomenclature marché, très bien  

Bonjour,

Ca dépend quelle est votre fonction dans la collectivité et quelle est la demande de votre hiérarchie.

Avec ses 15000 habitants, votre collectivité, si c'est une Ville, fonctionne depuis au moins 1790, malgré les révolutions, les guerres, l'occupation, les épidémies de choléra, de grippe A ou de grippe espagnole. Elle ne va pas s'écrouler si elle n'utilise pas NADEGE.
Il est plus important d'avoir un/e acheteur/se efficace qu'une nomenclature.
Un service achats est un service "Ressources", connecté à tous les autres services de la collectivité.
Vous verrez rapidement que dans une ville de 15000 habitants, si vous faites un suivi régulier de la demande politique avec les adjoints et les chefs de service concernés, un examen "historique" des budgets et des dépenses réalisées les exercices précédents, un surf régulier dans le Workflow des dépenses, des incursions régulières dans les stocks ou dans les services, voire pratiquez la saisie des bons de commande, des engagements et le mandatement des factures, il vous sera facile de connaître et d'anticiper les besoins homogènes, et de vous adapter au terrain en corrigeant si nécessaire les pratiques d'achat des services, le tout en vous appuyant sur les textes et sur l'expérience des collègues... et bien sûr sur les nomenclatures héritées de 2001 (voir lien ci-dessous) si vous avez encore le temps.

Certains d'entre nous ont eu l'obligation d'imposer à leurs collègues la nomenclature "article 27" du code des marchés de 2001, l'ancêtre de NADEGE. Au début, j'étais en administration d'état, et dans mon administration le comptable a imposé qu'on indique sur chaque facture le code nomenclature !
Ensuite quand je suis arrivé en collectivité on a même eu une intégration de ce code dans notre logiciel de compta (les éditeurs y ont vu un juteux débouché je suppose), heureusement non bloquante pour mandater les factures !

Petit flash back pour les nostalgiques :
http://social-sante.gouv.fr/fichiers/bo/2001/01-52/a0523487.htm

Exemple il fallait indiquer, par exemple pour une facture de matériel informatique si on était dans un des six codes entre 3602 et 3607, selon que c'était un PC, une barette de mémoire, un câble réseau, un écran : bien sûr tout le monde mettait un code au pif sur la facture, ou plusieurs codes par facture. 50 % de mon temps au téléphone, c'était pour des renseignements sur quel code il fallait mettre pour ci ou pour ça...

Régulièrement on computait les articles pour voir si on n'atteignait pas les seuils. On demandait aux services de faire de beaux tableaux statistiques ... On a bien vite vu qu'on était en dessous de 15 000 € dans la plupart des rubriques et on s'est vite senti apaisé quand le soufflé s'est dégonflé.

A mon sens, ce n'est pas ça qui fait d'un agent territorial un acheteur efficace, soucieux de la bonne gestion des deniers publics... ou bien ça veut dire que l'Hexagone d'avant 2001 était vraiment tout pourri. 

Aujourd'hui dans ma collectivité c'est la baisse des dotations et la recherche d'économies qui importe. On préfère utiliser son temps à mettre en concurrence les fournisseurs qu'à faire des statistiques. 

[speedy]

Bonjour,

Ca dépend quelle est votre fonction dans la collectivité et quelle est la demande de votre hiérarchie.

Avec ses 15000 habitants, votre collectivité, si c'est une Ville, fonctionne depuis au moins 1790, malgré les révolutions, les guerres, l'occupation, les épidémies de choléra, de grippe A ou de grippe espagnole. Elle ne va pas s'écrouler si elle n'utilise pas NADEGE.
Il est plus important d'avoir un/e acheteur/se efficace qu'une nomenclature.
Un service achats est un service "Ressources", connecté à tous les autres services de la collectivité.
Vous verrez rapidement que dans une ville de 15000 habitants, si vous faites un suivi régulier de la demande politique avec les adjoints et les chefs de service concernés, un examen "historique" des budgets et des dépenses réalisées les exercices précédents, un surf régulier dans le Workflow des dépenses, des incursions régulières dans les stocks ou dans les services, voire pratiquez la saisie des bons de commande, des engagements et le mandatement des factures, il vous sera facile de connaître et d'anticiper les besoins homogènes, et de vous adapter au terrain en corrigeant si nécessaire les pratiques d'achat des services, le tout en vous appuyant sur les textes et sur l'expérience des collègues... et bien sûr sur les nomenclatures héritées de 2001 (voir lien ci-dessous) si vous avez encore le temps.

Certains d'entre nous ont eu l'obligation d'imposer à leurs collègues la nomenclature "article 27" du code des marchés de 2001, l'ancêtre de NADEGE. Au début, j'étais en administration d'état, et dans mon administration le comptable a imposé qu'on indique sur chaque facture le code nomenclature !
Ensuite quand je suis arrivé en collectivité on a même eu une intégration de ce code dans notre logiciel de compta (les éditeurs y ont vu un juteux débouché je suppose), heureusement non bloquante pour mandater les factures !

Petit flash back pour les nostalgiques :
http://social-sante.gouv.fr/fichiers/bo/2001/01-52/a0523487.htm

Exemple il fallait indiquer, par exemple pour une facture de matériel informatique si on était dans un des six codes entre 3602 et 3607, selon que c'était un PC, une barette de mémoire, un câble réseau, un écran : bien sûr tout le monde mettait un code au pif sur la facture, ou plusieurs codes par facture. 50 % de mon temps au téléphone, c'était pour des renseignements sur quel code il fallait mettre pour ci ou pour ça...

Régulièrement on computait les articles pour voir si on n'atteignait pas les seuils. On demandait aux services de faire de beaux tableaux statistiques ... On a bien vite vu qu'on était en dessous de 15 000 € dans la plupart des rubriques et on s'est vite senti apaisé quand le soufflé s'est dégonflé.

A mon sens, ce n'est pas ça qui fait d'un agent territorial un acheteur efficace, soucieux de la bonne gestion des deniers publics... ou bien ça veut dire que l'Hexagone d'avant 2001 était vraiment tout pourri.  

Aujourd'hui dans ma collectivité c'est la baisse des dotations et la recherche d'économies qui importe. On préfère utiliser son temps à mettre en concurrence les fournisseurs qu'à faire des statistiques.  

en gros faut quand même faire sur des grandes rubriques sans se noyer dans le détail  sauf si on veut échapper à certains formalisme dans la passation .....

[raffalli2]

en outre c'est souvent un des points souleves par les CRC , autant en avoir une

l'appliquer c'est encore mieux mais c'est pas simple

[Valerie]

Bonjour,
Je remonte ce post intéressant sur la nomenclature. Dans ma collectivité il n'y en a pas et chacun passe ses commandes dans son coin. Suite à un contrôle de la CRC, la DGS demande à ce que tous les achats passent désormais par le service commande publique (ce que je trouve logique, même sur la porte du bureau c'est écrit commande publique incroyable  ).
La mise en place d'une nomenclature me paraît un peu lourd et être un travail de longue haleine quand on part de rien.
Comment suivez-vous les achats dans votre collectivité, nomenclature ou un petit outils (genre fichier excel) qui regroupe les grandes familles d'achat...
La mise en place d'un guide interne de la commande publique me paraît aussi important, en avez vous un ?
Je suis preneuse de toutes idées et des retours de vos propres expériences pour améliorer la gestion des achats et l'information aux services techniques.

merci 

[dominique]

Un guide interne suppose déjà des choix politiques assumés dans l'organisation pour savoir qui fait et fera quoi et en pratique cela passe déjà par un recensement de toutes les phases de passation et de vie d'un marché jusqu'à la gestion des garanties pour indiquer quel sera le rôle de chacun.
J'ai ma propre grille de méthode de recensement et d'analyse, mais sous mes propres droits d'auteur.
Pour vous donnez une indication, le maximum d'implication d'un service qui serait de type service d'achat d'une grande entreprise c'est son descriptif selon la norme AFNOR X 50-128 - Lignes directrices pour les achats et les approvisionnements.
Dans le public on n'y arrive jamais.
Quand j'ai moi-même créé mon propre service achat contrôle de gestion en collectivité territoriale  il y a maintenant 36 ans, sur une cotation de ce que j’estime à 30 points possibles d'implication pour un tel service qui aurait une correspondance à cette norme, j'en aurais obtenu 29 (et à mon avis je devais être le seul à l'époque et encore maintenant à l’atteindre !). Mais ce n'est pas quelque chose qu'on colle comme cela, il faut une forte implication politique y compris dans le respect de l'organisation qui sera crée et que chacun trouve sa place en fonction du type d'organisation admissible au sein de la collectivité, et cela passe en avis du comité technique puisse cela touche l'organisation de service. Bref, chercher à avoir le maximum de point n'est pas toujours pertinent

Quant à la nomenclature, elle dépend de la politique d'achat de chacun et ce n'est pas quelque chose qu'on colle d'une collectivité à une autre. Chacun à sa propre cohérence de choix du type de distribution que l'on souhaite privilégier (fabriquant, ou grossiste, ou détaillant ?) en fonction de sa propre force d'achat au regard de la force de vente, de ses contraintes notamment de stockage. C'est comme dans le privé : un major du BTP achètera son ciment chez les cimentiers en imposant ses propres normes de fabrication, l’artisan du coin achètera son sac chez le magasin de bricolage du coin. Donc une nomenclature c'est un arbitrage entre cohérence et efficacité + en principe l'obligation d'allotir pour les acheteurs publics.

Dans la pratique, comme cela a été le cas pour moi à l'époque, on applique la loi de Pareto (cherchons déjà à régler les 80 % des volumes d'achat ... ce qui d'ailleurs répond à logique des des petits lots avec leur propre seuil et probablement vu votre seuil démographique en possible commande directe). Donc on commence à regarder les imputations comptables les plus consommées et on sort les facturiers et on essaye de trouver la cohérence d'achat des pratiques actuelle pour les nomenclaturer, ou les réformer, le tout étant déjà de les identifier.

Dominique Fausser

[cmpcchoette]

Bonjour
j'ai découvert avec stupeur à mon arrivée il y a un an et demi qu'il n'y en avait pas
j'en ai imaginée une, validé avec tous les chefs de services. Il faut maintenant que l'on mette des montants sur les lignes ....
et je recule car j'ai eu une très mauvaise expérience en 2001....

[Michel]

le tout étant déjà de les identifier.

     OUI commencer déjà par cela ! 
Si vous avez un accès facile à votre comptable au bout du couloir ; aller le voir il peut vous y aider avec son "Grand Livre"
Mais vous pouvez débuter avec un petit tableau (excel ou équivalent)
où vous vous recensez les dépenses des 2 dernières années ; év. avec tous les services faits et/ou factures approuvées 
et puis vous ajoutez une colonne à votre tableau dans laquelle vous inscrivez ligne par ligne le type d'achat,

[dominique]

     OUI commencer déjà par cela ! 
Si vous avez un accès facile à votre comptable au bout du couloir ; aller le voir il peut vous y aider avec son "Grand Livre"
Mais vous pouvez débuter avec un petit tableau (excel ou équivalent)
où vous vous recensez les dépenses des 2 dernières années ; év. avec tous les services faits et/ou factures approuvées 
et puis vous ajoutez une colonne à votre tableau dans laquelle vous inscrivez ligne par ligne le type d'achat,

Nota : j'ai toujours eu la chance de diriger des services communs finances et commande publique, ou de passer depuis les finances à la commande publique, ou d'exercer une fonction de DGS, ce qui permet de mettre de l'ordre dans les facturiers. Du temps où les factures était matérialisées, j'imposais un classement physique des factures par classeur d'imputation - avec des copies si plusieurs imputation (j'en ai vu râler des fonctionnaires qui avaient l'habitude de classer par ordre de bordereau) , ce qui facilite les recherches lorsqu'on nomenclature et aussi lorsqu'on élabore le budget pour analyser rapidement le pourquoi des écarts de consommation
Maintenant en dématérialisation, un bon logiciel devrait vous le faire automatiquement

Dominique Fausser

[cmpcchoette]

voici mon projet ....

[hpchavaz]

Loin de mes préoccupations mais j'aurais tendance à caler la démarche sur les CPV pour éviter d'imposer une double recherche.

[Valerie]

Merci pour vos retours.
Tout cela va m'aider dans ma réflexion.

cmpcchoette, merci pour le partage de ton projet. Effectivement, pas évident ensuite la mise en place ... difficile de faire changer les habitudes des gens 

Ici, ça va être également un gros travail.
Oui j'avais pensé au "grand livre" et c'est par ça que je vais commencer, je pense. Même si le service finances n'est pas au bout du couloir mais dans un autre bâtiment. Un mystère de la collectivité de séparer le service finances du service commande publique...