En effet. Idem pour les petites collectivités qui externalise la maîtrise d’œuvre. Ces derniers ne sont pas plus doués (pourtant ils sont du secteur privé).
Dans les petites communes (c'est mon cas), il est difficile de ficeler les marchés d'étude par exemple (domaine où il existe de nombreuses méthodologie, où il faut faire la place à l'imagination...).
Dans le fonds, il me semble qu'il faut choisir entre sécuriser la procédure et prendre des risques pour ne pas trop gaspiller l'argent public. Comme je suis tout seul ici, je me demandais si vous autres aviez des solutions, des pratiques qui peuvent améliorer nos achats.
T'as essayé de faire un cahier des charges où tu ne décris que des résultats à atteindre? je t'avoue que c'est plus facile pour certains marchés, mais pour les prestations d'études tu ne dois pas parler de la méthodologie puisque tu es sensé l'analyser et la noter.
Tu devras définir avec précision les résultats attendus, ce que doit faire le prestataire, ce qu'il ne doit pas faire (les fameuses limites de prestation), bref favoriser l'analyse fonctionnelle des besoins, tu peux t'aider des normes NF EN 1325-1 et NF EN 1325-2.
Après tu as le choix des armes :
1) Normes ou documents équivalents (éco-label pour tout ce qui environnemental et attention ouvre à l'équivalence avec possibilité de prouver l'équivalence par tout moyen)
2) Performances ou exigences fonctionnelles
3) Un mélange de 1 et 2.
Dans la préparation : partir du connu, états de consommation des années antérieures (la fameuse loi de Pareto), connaissance et culture du secteur d'achat envisagé (donc rencontre des prestataires potentiels avec tout cela demande en précaution pour ne pas tomber dans le piège du cctp fermé car orienté par un prestataire).
j'ai parlé d'analyse fonctionnelle, elle te permet :
1) d'identifier et d'analyser le besoin en liaison avec l'utilisateur (acteur primordial de la définition du besoin)
2) exprimer le besoin à l'égard du concepteur et garantir qu’il le perçoit correctement (ce qu'on appelle un cahier des charges ouvert)
3) Ouvrir largement le champ des solutions envisageables par le concepteur en vue d’enrichir les possibilités de choix : variantes contribuent à l'ouverture du cahier des charges, ça m'a permis de ne pas me laisser m'enfermer dans une seule solution, solution qui bien souvent était l'apanage d'une concertation service technique/prestataire souhaité, j'en ai coincé et eu quelques uns comme ça.
4) Guider le choix du concept répondant le mieux au besoin : et pas confondre besoin du PA avec le souhait du service acheteur pour faire mumuse avec ou dire "t'as vu j'ai le machin dernier cri".
L'analyse fonctionnelle consiste à :
rechercher,
ordonner,
caractériser,
hiérarchiser et/ou valoriser,
les fonctions du produit attendu par l’utilisateur
Norme NF X 50-151
Tu as tout cela ici : Analyse fonctionnelle et compétitivité dans les marchés publics, guide C 1-92 du 29 octobre 1992, BOCCRF du 18 mai 1993
En plus de l'analyse fonctionnelle tu as également l'analyse de la valeur qui pourrait être définie comme la recherche d’une meilleure adéquation des produits aux besoins des utilisateur en réduisant les coûts, notamment par élimination des fonctions inutiles ou non demandées. « L’analyse de la valeur est une méthode de compétitivité organisée et
créative visant la satisfaction du besoin de l’utilisateur par une démarche spécifique de conception à la fois fonctionnelle, économique et pluridisciplinaire » : norme NF X 50-150.
Dans ton cas pour les prestations intellectuelles tu peux t'aider en faisant la moyenne du nombre et le montant d’études réalisées sur plusieurs exercices antérieurs : en général, dans un domaine donné, l’objet précis de l’étude impacte peu son montant ou tu peux estimer la charge de travail que cela nécessiterait en interne pour déterminer un taux d'unité d'oeuvre.
Dans le meilleur des mondes (ce n'est pas le notre hélas) tu peux découper la définition du besoin en plusieurs étapes :
1) Cadrer l'étude > 2) Faire l'état des lieux, vérifier l'existant > 3) Évaluer le marché et les prestataires : Es tu dans un marché concurrentiel avec beaucoup de fournisseurs et beaucoup de clients, dans un monopole ou un oligopole avec peu de fournisseur mais beaucoup de clients, dans un secteur qui favorise l'entente ou dans un marché où il y a peu d'entrées et de sorties sur le marché fournisseur > 4) Faire valider l'existant (très important de ne pas travailler seul même dans ta commune, j'ai connu ça à mes débuts et j'avais une DAJ et un élu avec qui je travaillais très bien) > 5) Identifier des solutions > 6) Choisir une solution (tu as remarqué on ne parle pas de moyens, à aucun moment) > 7) Finaliser la solution choisie >
Faire valider la solution (histoire qu'on ne te le reproche pas si jamais ça coince niveau exécution) > 9) Préparer le cahier des charges avec la solution validée et ouvrir aux variantes avec les solutions non retenues au 5).
Quand tu arrives à ce stade tu dois t'interroger sur un point : la puissance sur le marché. Ton PA sera puissant si ce que tu comptes acheter représente une grande partie du CA du fournisseur ou si les produits achetés sont très concurrentiels. A contrario, si tu es dans un secteur dominé par un ou quelques fournisseurs la puissance de ton PA en sera très diminué.
Sur la définition du besoin en lui même tu peux utiliser la Pyramide de Maslow pour t'aider à situer ton besoin, en essayant toujours d'éliminer les fonctions inutiles synonymes de surcoûts.
Les fonctions : fonction d'usage : à quoi sert le produit?
fonction d'estime : signes extérieurs valorisant le produit et son utilisateur.
Dans ton questionnement tu peux également t'aider de cela :
1) Définition claire de l'objectif
2) Analyse descriptive : QUI ? QUOI ? Où? QUAND? COMMENT?
3) Analyse critique :
Ajouter la question POURQUOI à chaque étape + POUR QUOI (quel objectif ?) + COMBIEN ?
Méthode simple, permet de ne rien oublier, mais il vaut mieux la pratiquer à plusieurs (seul : risque de subjectivité)
Je m'arrête là car sinon ça risque de devenir trop long
UN grand merci à Olivier FROT qui m'a formé sur la définition du besoin, pendant 6 jours et de qui je tire toutes ces données
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